Phiếu bảo trì định kỳ

Truy cập đường dẫn: Trang chủ\ Thiết lập quy trình\ Quy trình: Phiếu bảo trì định kỳ

Ảnh minh họa: giao diện cấu hình quy trình phiếu bảo trì định kỳ (TS-TB )

Bước 1: Tại lớp thứ nhất Quy trình: phiếu bảo trì định kỳ, bấm vào nút Thêm để tạo mới quy trình.

Bước 2: Nhập nội dung quy trình vừa tạo ở “Lớp thứ 1”: Thông tin quy trình phiếu bảo trì định kỳ

THÔNG TIN	DIỄN GIẢI
Loại chứng từ	Sau khi bấm Thêm, mục thông tin sẽ tự động sinh ra loại chứng từ mặc định với tên gọi là JR.
Mã chứng từ	Mô tả thông tin của chứng từ đang được lập (có thể được cấu hình sẵn trong hệ thống ) -Mã chứng từ: JR + số nguyên. -Tên chứng từ: Diễn tả nội dung của chứng từ cho quy trình đang được thiết lập.
Tên chứng từ
Đơn vị	Mô tả phạm vi áp dụng quy trình. Tại đây, người dùng lựa chọn đơn vị, phòng ban ( đã được cấu hình sẵn trong hệ thống) áp dụng cho quy trình
Phòng ban
>=Từ số tiền	Nhập giá trị tối thiểu của phiếu bảo trì định kỳ mà quy trình áp dụng
< Đến số tiền	Nhập giá trị tối đa mà quy trình áp dụng cho phiếu bảo trì định kỳ
Chức năng gửi duyệt	Chọn Chức năng gửi duyệt nếu quy trình này cần thêm bước bấm gửi duyệt để chạy quy trình

Sau đó nhấn vào biểu tượng để lưu thông tin quy trình vừa tạo.

Bước 3: Nháy đúp chuột chọn quy trình vừa tạo, tại “Lớp thứ 2”: Các bước thực hiện, bấm chọn nút Thêm để tạo các bước cho quy trình vừa tạo và nhập thông tin chi tiết ở các bước.

THÔNG TIN	DIỄN GIẢI
Bước	Nhập bắt đầu từ Bước 1 (nhập theo thứ tự các bước ) Trong một bước cha có thể nhập nhiều bước con (ví dụ: 1.1,... )
Bước con
Mô tả	Nhập nội dung tiêu đề bước thực hiện
Yêu cầu duyệt	Nhấn chọn nếu bước thực hiện cần phê duyệt
Bước tình trạng	Khi người dùng tạo một bước con trong quy trình, bấm chọn Bước tình trạng để đánh dấu bước con đó là thông tin sẽ hiển thị cho người dùng lựa chọn khi đánh giá tình trạng tài sản trong quy trình bảo trì
Gửi email người tạo	Nhấn chọn nếu bước thực hiện sau khi phê duyệt sẽ tự động email thông báo đến cho người tạo phiếu bảo trì
Người lập thực hiện	Mô tả sự ràng buộc trong một bước thực hiện của quy trình, phải do chính người lập phiếu bảo trì thực hiện
Lấy người xử lý theo bước	Nhấn chọn để phân quyền người xử lý ở bước thực hiện trong quy trình. Ví dụ: Khi người thiết lập quy trình nhập số 2 vào cột "Lấy người xử lý theo bước" ở bước số 3, hệ thống sẽ tự động ghi nhận người dùng được phân quyền xử lý ở bước 2 có thể thực hiện xử lý ở bước 3.
Cho phép bỏ qua	Nhấn chọn chức năng này tại bước thực hiện, cho phép quy trình có thể bỏ qua bước này và đi tiếp đến bước tiếp theo.
Chọn ds user duyệt	Chọn chức năng này nếu tại bước duyệt đó yêu cầu người dùng lựa chọn một hay nhiều người phê duyệt
Được hoàn tất	Nhấn chọn để cho phép hoàn tất bước thực hiện công việc trong quy trình
Được duyệt cả phiếu	Cho phép người dùng có thể duyệt toàn bộ phiếu bảo trì mà không cần thông qua người duyệt ở cấp/ bậc cao nhất
Yêu cầu chữ ký số	Chọn nếu tại bước thực hiện cần có chữ ký xác nhận khi duyệt phiếu bảo trì
Ký trên tập tin đính kèm	Nhấn chọn nếu bước thực hiện yêu cầu cần có chữ ký số trong tập tin đính kèm (tài liệu, chứng từ liên quan trong quy trình )
Ký trên mẫu in	Nhấn chọn nếu tại bước thực hiện yêu cầu chữ ký trên mẫu tài liệu khi in ra
Không email người duyệt	Nhấn chọn nếu tại bước thực hiện người duyệt không cần nhận thông báo qua email.
Nhận email	Nhấn chọn nếu bước thực hiện yêu cầu người duyệt hoặc người tạo phiếu bảo trì nhận được các thông báo liên quan qua email
Được từ chối	Nhấn chọn và người duyệt sẽ có quyền từ chối phiếu bảo trì được lập và kết thúc quy trình
Được trả lại bước trước	Nhấn chọn và người duyệt có quyền trả lại phiếu bảo trì về bước trước đó trong quy trình
Số giờ thực hiện	Nhấn chọn để đặt thời gian giới hạn hoàn thành bước thực hiện trong quy trình
Được nhập tình trạng	Cho phép nhập tình trạng của công việc thực hiện trong phiếu bảo trì (ví dụ: Cần thêm vật tư, cần thêm nhân lực,... ). Người dùng có thể cấu hình tình trạng của công việc thực hiện bằng việc nhấn chọn Bước tình trạng và thiết lập các bước con trong các bước của quy trình (mỗi bước con đều phải được nhấn chọn Bước tình trạng )
Stt in báo cáo	Cho phép sắp xếp thứ tự ưu tiên khi in báo cáo ở các bước
In người thực hiện	Nhấn chọn để in thông tin người thực hiện trên báo cáo
Tên nút góp ý	Khi bấm chọn cột thông tin Góp ý, nút chức năng này sẽ xuất hiện tại giao diện chính chức năng phiếu bảo trì định kỳ và việc đặt tên cho nút chức năng đó có thể được thực hiện tại đây.
Tên nút nhập thực tế	Nhập tên nút chức năng phục vụ việc thực hiện công việc bảo trì cho phiếu bảo trì định kỳ được lập
Tên nút nhập tình trạng	Nhập tên nút chức năng phục vụ việc đánh giá tình trạng của công việc bảo trì tài sản, thiết bị đó được thực hiện trong quy trình.

Bước 4: Thiết lập người duyệt cũng như người thực hiện các bước

Bấm chọn bước thực hiện ở “Lớp thứ 2”, sau đó nhấn thêm ở “Lớp thứ 3”: Khai báo phê duyệt để nhập cụ thể.

THÔNG TIN	DIỄN GIẢI
Đơn vị trực thuộc	Mô tả phạm vi bước thực hiện trong quy trình được áp dụng cho một hoặc nhiều người ở các cấp bậc tổ chức trong công ty. Mặc định cơ cấu của nền tảng gồm có 4 cấp bậc: Đơn vị trực thuộc (chi nhánh ), Phòng ban( phòng Kinh doanh,…), bộ phận (Sales,CSKH…), tổ (tổ Sales 1, tổ Sales 2,…)
Phòng ban
Bộ phận
Tổ
Chức vụ	Chọn chức vụ của người thực hiện công việc trong bước quy trình
Chức danh	Chọn chức danh của người thực hiện công việc trong bước quy trình
User	Chọn đích danh thông tin người dùng đã được cấu hình trong hệ thống để phê duyệt phiếu bảo trì định kỳ
	Nhấn chọn để giới hạn phạm vi phân quyền những người có quyền duyệt. Ưu tiên từ phải sang trái Ví dụ: Khi chọn Theo đơn vị, nghĩa là toàn bộ những người trong đơn vị đó đều có quyền duyệt.

Lưu ý: Ở mỗi bước thực hiện người dùng cần phân quyền rõ ràng cho người duyệt hoặc người đảm nhận công việc đó dựa trên cấu hình cơ cấu tổ chức trong hệ thống. Nếu không, quy trình sẽ không thể chạy hoặc bị đứng trên hệ thống.

Sau khi đã hoàn tất thiết lập quy trình Phiếu bảo trì định kỳ, để lập kế hoạch bảo trì định kỳ theo Tài sản thiết bị thì thao tác tại đây hoặc theo Khu vực thì tiến hành tại đây