Đơn hàng mua hàng

PreviousĐề nghị mua hàng NextBáo cáo mua hàng

Last updated 1 year ago

Đơn hàng mua hàng

Mục tiêu chức năng:

Lập các đơn hàng mua sắm tài sản, vật tư
Theo dõi trạng thái xử lý và quy trình phê duyệt giữa các phòng ban từ khi bắt đầu lập đơn hàng đến lúc hoàn thành nhằm đảm bảo đơn hàng được thực hiện đúng thời hạn.
Lưu trữ các đơn hàng đã được lập nhằm phục vụ cho công việc truy vấn sau này.

Tổng quan giao diện chức năng đơn hàng mua hàng

Đường dẫn: Trang chủ\Mua hàng - Kho\ Đơn hàng mua hàng

Lớp thứ 1: Bộ lọc hiển thị tình trạng đơn hàng mua.

THÔNG TIN

DIỄN GIẢI

Tất cả

Hiển thị toàn bộ đơn hàng đã được lập bao gồm các đơn hàng chưa được gửi duyệt, chưa duyệt, đã duyệt hoặc đã từ chối

Chờ bạn duyệt

Hiển thị toàn bộ đơn hàng đang đợi được phê duyệt

Đang xử lý

Hiển thị toàn bộ đơn hàng đang trong quá trình phê duyệt bởi các bộ phận có trong quy trình duyệt

Đã hoàn tất

Hiển thị toàn bộ đơn hàng đã được phê duyệt sau khi người dùng ( cấp độ/bậc) cao nhất phê duyệt và kết thúc quy trình

Lớp thứ 2: Bộ thao tác có chức năng lọc và tìm kiếm các đơn hàng mua hàng

THÔNG TIN

DIỄN GIẢI

Hiển thị toàn bộ đơn hàng đã được lập trong phạm vi khoảng thời gian được nhập

Hiển thị toàn bộ đơn hàng trong năm hiện tại, bao gồm các đơn hàng chưa được gửi duyệt, chưa duyệt, đã duyệt hoặc đã từ chối

Nhập số chứng từ, nhà cung cấp, nội dung cần tìm và hệ thống sẽ hiển thị các đơn hàng chứa thông tin liên quan.

Lớp thứ 3: Thông tin tổng quan đơn hàng.

THÔNG TIN

DIỄN GIẢI

Lập mới một đơn mua hàng

In đơn đơn mua hàng với nhiều định dạng (PDF, Web Archive, CSV,...)

Xuất ra danh sách theo định dạng Excel các đơn mua hàng đang hiển thị theo phạm vi tìm kiếm của người dùng

Cung cấp mẫu (template) chứa các cột thông tin có sẵn phục vụ công tác nhập dữ liệu nhanh vào hệ thống.

Nhập dữ liệu các đđơn mua hàng từ mẫu mặc định của hệ thống.

Lập nhanh thêm một đơn mua hàng mới có cùng nội dung với đề nghị mà người dùng đã chọn.

Hỗ trợ nhân bản đơn đề nghị đang trong quá trình phê duyệt và người tạo đơn muốn điều chỉnh nhưng lưu trữ lại phiếu đầu ( không thể chỉnh sửa).

Trường hợp sử dụng: Người tạo đơn muốn chỉnh sửa phiếu tuy nhiên phiếu đang trong quá trình phê duyệt (bước 2 hoặc bước bất kỳ) nhưng theo hoạt động của hệ thống thì người nào duyệt rồi thì Bỏ duyệt hết thì tới người tạo phiếu mới được chỉnh sửa phiếu. Người tạo phiếu có thể bấm nút Revise để nhân bản và chỉnh sửa ngay cho chạy quy trình lại. Còn đối với phiếu cũ sẽ dùng để lưu trữ

Nhấn chọn vào biểu tượng để chạy quy trình phê duyệt từ người lập phiếu.

Nhấn chọn vào biểu tượng nếu người dùng được phân quyền duyệt đồng ý với đơn mua hàng đã được lập

Nhấn chọn vào biểu tượng nếu người dùng thay đổi quyết định ban đầu và không muốn duyệt đề nghị

Nhấn chọn vào biểu tượng trong trường hợp phát hiện lỗi sai trong đơn mua hàng hoặc một số lí do khách quan khác.Người dùng lựa chọn bước trả lại phiếu

Nhấn chọn vào biểu tượng để từ chối phê duyệt và kết thúc quy trình

Nhấn chọn vào biểu tượng nếu người duyệt muốn thay đổi quyết định ban đầu sau khi xem xét và muốn đơn đơn mua hàng đó được tiếp tục thực hiện trong quy trình

Hiển thị thông tin chi tiết đơn mua hàng đã lập

Chỉnh sửa hoặc cập nhật thông tin đơn mua hàng đã lập.

Xóa đơn mua hàng đã lập

Lưu ý: trường hợp đơn mua hàng đã được gửi duyệt hoặc là dữ liệu tham chiếu đến các phân hệ, chức năng khác thì không thể xóa được.

Nhấn chọn vào biểu tượng để nhận xét hoặc để lại bình luận về đơn mua hàng được lập

Hiển thị các chứng từ, tài liệu đính kèm liên quan đến đơn mua hàng

Hiển thị trạng thái tham chiếu của đơn mua hàng

Hiển thị trạng thái quy trình phê duyệt giúp người dùng có thể theo dõi chi tiết tình trạng của đề nghị mua hàng đã lập.

Lưu ý: Tùy theo trạng thái duyệt của đề nghị mà chức năng sẽ hiển thị 3 màu sắc khác nhau.

Mục Quy trình, là nơi hiển thị thông tin về tình trạng đơn đề nghị, bao gồm Bước duyệt, trạng thái duyệt, tên người thực hiện, Ngày và thời gian thực hiện, Ý kiến của người thực hiện.
Mục Lịch sử, là nơi lưu trữ nhật ký ghi lại các hành động được thực hiện trong đơn đề nghị bao gồm Hành động thực hiện, Người thực hiện, Thời gian thực hiện.

Cả 2 mục thông tin đều hỗ trợ xuất tệp tin PDF nhằm phục vụ công tác theo dõi và đối chiếu.

Thông tin chung đơn mua hàng

Hiển thị thông tin tổng quan mô tả các đơn hàng được lập bao gồm Thông tin chứng từ (Mã chứng từ, số PO, ngày PO ),Thông tin NCC (Tên NCC, Người liên hệ ), Dự án, Thông tin giá trị đơn hàng (Tiền hàng, Tiền VAT, Tổng tiền ), Thông tin hợp đồng ( Số hợp đồng, ngày hợp đồng, ngày đến hạn ), Thông tin giao hàng ( Phương thức giao hàng, thời gian giao hàng), Thông tin thanh toán ( Hình thức thanh toán, Phương thức thanh toán, loại tiền tệ), Nội dung, Loại nghiệp vụ mua, Chứng từ tham chiếu.

Thông tin tổng giá trị các đơn hàng được lập

Bằng việc hiển thị số đơn hàng mua hàng được lập, hệ thống cũng đồng thời hiển thị tổng giá trị của tất cả các đơn hàng đã được lập và chia ra thành 3 cột lần lượt là: Tổng giá trị đơn hàng trước thuế ( tiền hàng ), tổng tiền VAT( tiền VAT ), Tổng giá trị đơn hàng sau thuế ( Tổng tiền)

Lớp thứ 4: Thể hiện thông tin chi tiết khi người dùng bấm chọn vào một trong những đơn hàng mua hàng đã lập ở trên “Lớp thứ 3”

THÔNG TIN

DIỄN GIẢI

Mã hàng

Hiển thị thông tin sản phẩm có trong đơn hàng (có thể được cấu hình sẵn trong danh mục Hàng hóa) bao gồm

Mã hàng hóa

Tên hàng

Tên hàng hóa

Đvt

Đơn vị tính

Hiển thị thông tin số lượng của hàng hóa đã đặt mua

ĐG

Hiển thị thông tin giá trị của một mặt hàng

Hiển thị tổng tiền trước thuế của hàng hóa ( Đơn giá * Số lượng )

%VAT

Hiển thị tỷ lệ thuế giá trị gia tăng của hàng hóa trong đơn hàng

Tổng tiền

Hiển thị tổng tiền sau thuế của hàng hóa đó trong đơn hàng

Diễn giải

Miêu tả nội dung hoặc lưu ý của mặt hàng đó trong đơn hàng

Lưu ý: Cấu hình danh mục quy trình đơn hàng mua ( Nếu có). Tham khảo các bước thực hiện tại đây

Thao tác trên hệ thống tạo mới một đơn hàng.

Sau khi đã hoàn tất thiết lập quy trình, thao tác lập đơn hàng mua hàng có thể được tiến hành như sau:

Đường dẫn: Trang chủ\Mua hàng - Kho\ Đơn hàng mua hàng

Bước 1: Bấm vào Thêm, xuất hiện hộp thoại lựa chọn chứng từ (đã được cấu hình sẵn trong hệ thống như Đơn hàng mua hàng ( TS-TB ) hoặc Đơn hàng mua hàng ( vật tư phụ tùng,…), người dùng lựa chọn chứng từ phù hợp và bấm nút Thêm. Giao diện tạo đơn hàng được hiển thị:

Lớp thứ 1: Thông tin chung đơn hàng mua hàng

THÔNG TIN

DIỄN GIẢI

Mã chứng từ

Mô tả thông tin của chứng từ đơn hàng ( căn cứ vào loại chứng từ được lựa chọn ban đầu mà hệ thống sẽ tự động sinh ra thông tin ) bao gồm:

-Mã: PO + số nguyên

Ngày PO

-Ngày: dd/mm/yyyy

Số PO

-Số : năm + tháng + số nguyên. Ví dụ: 23110009

Loại tiền

Lựa chọn loại tiền tệ được sử dụng để giao dịch trong hợp đồng (VND, USD,…)

Số hợp đồng

Có thể nhập theo dạng số thứ tự hoặc một con số riêng ứng với từng loại hợp đồng. Ví dụ: 0003/23-HĐMH

Ngày hợp đồng

Nhập thời gian xác lập hợp đồng mua hàng

Ngày đến hạn

Nhập thời gian đáo hạn hợp đồng mua hàng

Người lập

Chọn người lập từ danh sách đã được cấu hình trong hệ thống

Mã NCC

-Mã NCC: NCC + số nguyên. Ví dụ: NCC0003

Tên NCC

-Tên nhà cung cấp: tên gọi chung đại diện trước pháp luật của công ty nhà cung cấp. Ví dụ: Công ty cổ phần công nghệ 6m

Địa chỉ

-Địa chỉ: vị trí tọa lạc của công ty nhà cung cấp.

Điện thoại

-Điện thoại: số điện thoại, đường dây nóng của nhà cung cấp

Mã liên hệ

Người liên hệ

-Tên người liên hệ

ĐT liên hệ

-Số điện thoại của người liên hệ

Mã địa điểm

Thông tin địa điểm giao nhận gồm:

-Mã địa điểm: NCC + số nguyên. Ví dụ: NCC0003

Tên địa điểm giao/nhận

-Tên địa điểm

Địa chỉ giao/nhận

-Địa chỉ

Điện thoại

-Số điện thoại

Mã liên hệ

Người liên hệ

-Tên người liên hệ

Điện thoại

-Số điện thoại của người liên hệ

Hình thức thanh toán

Phương thức thanh toán

Phương thức giao hàng

Thời gian giao hàng

Nhập số ngày dự kiến giao hàng

Số ngày nợ

Nhập khoảng thời gian có thể trả tiền cho đơn hàng

Nội dung

Diễn giải thông tin mô tả đơn hàng mua hàng

Lớp thứ 2: Thông tin chi tiết mặt hàng/ dịch vụ

THÔNG TIN

DIỄN GIẢI

Mã hàng

Mô tả thông tin mặt hàng/dịch vụ được đặt mua (có thể được cấu hình và định nghĩa trong hệ thống theo yêu cầu của doanh nghiệp) bao gồm: -Mã hàng hóa

Tên hàng

-Tên hàng hóa

Đvt

-Đơn vị tính

Nhập số lượng đặt mua hàng hóa

Đơn giá

Nhập giá trị của một mặt hàng

Tiền

Hiển thị tổng tiền của mặt hàng ( Số lượng * Đơn giá )

%VAT

Nhập tỉ lệ thuế giá trị gia tăng (có thể lựa chọn từ danh sách tỉ lệ đã được cấu hình mặc định trong hệ thống ) và thông tin về số tiền thuế VAT sẽ tự động sinh ra:

Tiền VAT

(công thức: Tiền * %VAT )

Tổng tiền

Hiển thị thông tin giá trị hàng hóa sau thuế (dữ liệu tự động sinh ra sau khi nhập %VAT )

Diễn giải

Nhập thông tin lưu ý của mặt hàng trong đơn hàng

Ngày giao hàng

Nhập thông tin yêu cầu thời gian giao hàng

Số tháng BH

Nhập một số nguyên chỉ thời gian bảo hành cho mặt hàng đặt mua

Lớp thứ 3: Thông tin về tập tin và đường dẫn đính kèm

THÔNG TIN

DIỄN GIẢI

Nhấn chọn biểu tượng để tải lên các tập tin, tài liệu đính kèm liên quan đến đơn hàng mua hàng đang lập. Các định dạng tập tin cho phép bao gồm: .xls; .xlsx; .doc; .docx; .ppt; .pptx; .pdf; .txt; .rtf; .jpg; .png; .gif; .bmp; .mmap

Nhấn vào biểu tượng để đính kèm đường dẫn, nơi lưu trữ các tập tin, chứng từ, tài liệu liên quan đến đơn hàng đang được lập

Sau khi hoàn thành việc nhập thông tin mua hàng , bấm Lưu để lưu đơn hàng mua hàng

Lưu ý: Nếu quy trình ban đầu được cấu hình chức năng gửi duyệt, đơn hàng mua hàng sau khi được bấm Lưu sẽ chỉ được phê duyệt khi bấm Gửi duyệt. Ngược lại, nếu không cấu hình chức năng gửi duyệt, đơn hàng sẽ tự động chạy theo quy trình đã cấu hình và gửi đến người có quyền phê duyệt.

Bước 2: Sau khi kiểm tra thông tin đơn hàng không có gì sai sót, nhấn chọn đơn hàng vừa tạo và bấm nút Gửi duyệt.

Người dùng cũng có thể tham chiếu thông tin từ một đề nghị mua hàng đã lập để giảm thiểu thời gian nhập liệu cũng như tăng tính chính xác cho đơn hàng được lập bằng cách sau:

Chú thích: người dùng có thể bấm chọn ở ô (1) để chọn toàn bộ đề nghị có trong danh sách hiển thị để tham chiếu hoặc lựa chọn lần lượt từng đề nghị mua hàng ở (2) để tham chiếu.

Lưu ý:

-Một đề nghị mua hàng CHỈ có thể được tham chiếu đến một đơn hàng nhưng một đơn hàng có thể tham chiếu đến MỘT hoặc NHIỀU đề nghị mua hàng.

-Nếu đơn hàng tham chiếu đến nhiều hơn 1 đề nghị mua hàng thì số đề nghị được tham chiếu phải được lập từ cùng một đơn vị, phòng ban, bộ phận.

Kết quả, các trường thông tin bao gồm Thông tin nhà cung cấp, Thông tin hàng hóa đặt mua (mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, tiền ) sẽ tự động được sinh ra.

Lưu ý:

Trong một số trường hợp, từ một đề nghị mua hàng người dùng có thể chia việc đặt hàng thành 2 hoặc nhiều đợt. Số lượng hàng hóa được đặt không được lớn hơn số lượng hàng hóa của đơn đề nghị mua hàng.
Nếu số lượng hàng hóa trong đơn đặt hàng bằng với số lượng hàng hóa trong đề nghị mua hàng thì dữ liệu đơn đề nghị mua hàng không còn trong đơn mua hàng
Nếu số lượng hàng hóa trong đơn đặt hàng nhỏ hơn với số lượng hàng hóa trong đề nghị mua hàng thì dữ liệu đơn đề nghị mua hàng vẫn còn trong đơn mua hàng tiếp theo.

Trong trường hợp người dùng muốn lập nhiều đơn hàng cùng một lúc, có thể tiến hành thao tác trên hệ thống theo hướng dẫn tại đây.

Tập tin Excel mẫu mà hệ thống cung cấp có tổng cộng 33 cột, chứa các trường thông tin giống như trong giao diện Tạo mới đơn hàng mua hàng, bao gồm 3 trường thông tin chính là Thông tin chứng từ và hợp đồng, Thông tin chung đơn hàng mua hàng ( thông tin nhà cung cấp, thông tin địa điểm giao nhận, thông tin thanh toán ) và Thông tin chi tiết mặt hàng/ dịch vụ.

Lưu ý: Các trường thông tin cần phải được nhập đúng như định dạng của hệ thống và số PO ở các đơn hàng không được trùng lặp với nhau. Nếu không, hệ thống sẽ báo lỗi và dữ liệu sẽ không thể được nhập vào hệ thống.

-Mã chứng từ: PO + số nguyên

-Ngày PO: dd/mm/yyyy

-Số PO: năm + tháng + số nguyên

-Mã NCC: NCC + số nguyên

-Mã hàng: mã hàng được nhập phải trùng với thông tin được cấu hình danh mục hàng hóa của hệ thống.

Sau khi hoàn tất thiết lập đơn hàng mua hàng, người dùng có thể thực hiện các thao tác như Duyệt đơn hàng, Trả lại đơn hàng, Từ chối đơn hàng theo như hướng dẫn tại đây

PreviousĐề nghị mua hàng NextBáo cáo mua hàng

Last updated 1 year ago