Đơn hàng mua hàng

DIỄN GIẢI

Hiển thị toàn bộ đơn hàng đã được lập bao gồm các đơn hàng chưa được gửi duyệt, chưa duyệt, đã duyệt hoặc đã từ chối

Hiển thị toàn bộ đơn hàng đang đợi được phê duyệt

Hiển thị toàn bộ đơn hàng đang trong quá trình phê duyệt bởi các bộ phận có trong quy trình duyệt

Hiển thị toàn bộ đơn hàng đã được phê duyệt sau khi người dùng ( cấp độ/bậc) cao nhất phê duyệt và kết thúc quy trình

DIỄN GIẢI

Hiển thị toàn bộ đơn hàng đã được lập trong phạm vi khoảng thời gian được nhập

Hiển thị toàn bộ đơn hàng trong năm hiện tại, bao gồm các đơn hàng chưa được gửi duyệt, chưa duyệt, đã duyệt hoặc đã từ chối

Nhập số chứng từ, nhà cung cấp, nội dung cần tìm và hệ thống sẽ hiển thị các đơn hàng chứa thông tin liên quan.

DIỄN GIẢI

Lập mới một đơn mua hàng

In đơn đơn mua hàng với nhiều định dạng (PDF, Web Archive, CSV,...)

Xuất ra danh sách theo định dạng Excel các đơn mua hàng đang hiển thị theo phạm vi tìm kiếm của người dùng

Cung cấp mẫu (template) chứa các cột thông tin có sẵn phục vụ công tác nhập dữ liệu nhanh vào hệ thống.

Nhập dữ liệu các đđơn mua hàng từ mẫu mặc định của hệ thống.

Lập nhanh thêm một đơn mua hàng mới có cùng nội dung với đề nghị mà người dùng đã chọn.

Hỗ trợ nhân bản đơn đề nghị đang trong quá trình phê duyệt và người tạo đơn muốn điều chỉnh nhưng lưu trữ lại phiếu đầu ( không thể chỉnh sửa).

Trường hợp sử dụng: Người tạo đơn muốn chỉnh sửa phiếu tuy nhiên phiếu đang trong quá trình phê duyệt (bước 2 hoặc bước bất kỳ) nhưng theo hoạt động của hệ thống thì người nào duyệt rồi thì Bỏ duyệt hết thì tới người tạo phiếu mới được chỉnh sửa phiếu. Người tạo phiếu có thể bấm nút Revise để nhân bản và chỉnh sửa ngay cho chạy quy trình lại. Còn đối với phiếu cũ sẽ dùng để lưu trữ

Nhấn chọn vào biểu tượng để chạy quy trình phê duyệt từ người lập phiếu.

Nhấn chọn vào biểu tượng nếu người dùng được phân quyền duyệt đồng ý với đơn mua hàng đã được lập

Nhấn chọn vào biểu tượng nếu người dùng thay đổi quyết định ban đầu và không muốn duyệt đề nghị

Nhấn chọn vào biểu tượng trong trường hợp phát hiện lỗi sai trong đơn mua hàng hoặc một số lí do khách quan khác.Người dùng lựa chọn bước trả lại phiếu

Nhấn chọn vào biểu tượng để từ chối phê duyệt và kết thúc quy trình

Nhấn chọn vào biểu tượng nếu người duyệt muốn thay đổi quyết định ban đầu sau khi xem xét và muốn đơn đơn mua hàng đó được tiếp tục thực hiện trong quy trình

Hiển thị thông tin chi tiết đơn mua hàng đã lập

Chỉnh sửa hoặc cập nhật thông tin đơn mua hàng đã lập.

Xóa đơn mua hàng đã lập

Lưu ý: trường hợp đơn mua hàng đã được gửi duyệt hoặc là dữ liệu tham chiếu đến các phân hệ, chức năng khác thì không thể xóa được.

Nhấn chọn vào biểu tượng để nhận xét hoặc để lại bình luận về đơn mua hàng được lập

Hiển thị các chứng từ, tài liệu đính kèm liên quan đến đơn mua hàng

Hiển thị trạng thái tham chiếu của đơn mua hàng

Lưu ý: Nếu trạng thái hiển thị là màu xanh , tức là đề nghị mua hàng đang được tham chiếu đến một phân hệ chức năng khác. VD: PR (đề nghị mua hàng,… )

Hiển thị trạng thái quy trình phê duyệt giúp người dùng có thể theo dõi chi tiết tình trạng của đề nghị mua hàng đã lập.

Lưu ý: Tùy theo trạng thái duyệt của đề nghị mà chức năng sẽ hiển thị 3 màu sắc khác nhau.

- Màu xám là đề nghị chưa được gửi duyệt và chưa được áp dụng quy trình nghiệp vụ

- Màu đỏ là đang trong quá trình xử lý phê duyệt mặc dù bước đó người dùng có quyền duyệt và đã duyệt thì phiếu vẫn màu đỏ do còn đợi người dùng khác có trong quy trình thực hiện phê duyệt

- Màu xanh là đề nghị đã được người dùng cuối trong quy trình phê duyệt hoàn tất quy trình

Khi bấm vào biểu tượng ,

• Mục Quy trình, là nơi hiển thị thông tin về tình trạng đơn đề nghị, bao gồm Bước duyệt, trạng thái duyệt, tên người thực hiện, Ngày và thời gian thực hiện, Ý kiến của người thực hiện.

• Mục Lịch sử, là nơi lưu trữ nhật ký ghi lại các hành động được thực hiện trong đơn đề nghị bao gồm Hành động thực hiện, Người thực hiện, Thời gian thực hiện.

Cả 2 mục thông tin đều hỗ trợ xuất tệp tin PDF nhằm phục vụ công tác theo dõi và đối chiếu.

Hiển thị thông tin tổng quan mô tả các đơn hàng được lập bao gồm Thông tin chứng từ (Mã chứng từ, số PO, ngày PO ),Thông tin NCC (Tên NCC, Người liên hệ ), Dự án, Thông tin giá trị đơn hàng (Tiền hàng, Tiền VAT, Tổng tiền ), Thông tin hợp đồng ( Số hợp đồng, ngày hợp đồng, ngày đến hạn ), Thông tin giao hàng ( Phương thức giao hàng, thời gian giao hàng), Thông tin thanh toán ( Hình thức thanh toán, Phương thức thanh toán, loại tiền tệ), Nội dung, Loại nghiệp vụ mua, Chứng từ tham chiếu.

Bằng việc hiển thị số đơn hàng mua hàng được lập, hệ thống cũng đồng thời hiển thị tổng giá trị của tất cả các đơn hàng đã được lập và chia ra thành 3 cột lần lượt là: Tổng giá trị đơn hàng trước thuế ( tiền hàng ), tổng tiền VAT( tiền VAT ), Tổng giá trị đơn hàng sau thuế ( Tổng tiền)

DIỄN GIẢI

Hiển thị thông tin sản phẩm có trong đơn hàng (có thể được cấu hình sẵn trong danh mục Hàng hóa) bao gồm

• Mã hàng hóa

• Tên hàng hóa

• Đơn vị tính

Hiển thị thông tin số lượng của hàng hóa đã đặt mua

Hiển thị thông tin giá trị của một mặt hàng

Hiển thị tổng tiền trước thuế của hàng hóa ( Đơn giá * Số lượng )

Hiển thị tỷ lệ thuế giá trị gia tăng của hàng hóa trong đơn hàng

Hiển thị tổng tiền sau thuế của hàng hóa đó trong đơn hàng

Miêu tả nội dung hoặc lưu ý của mặt hàng đó trong đơn hàng

DIỄN GIẢI

Mô tả thông tin của chứng từ đơn hàng ( căn cứ vào loại chứng từ được lựa chọn ban đầu mà hệ thống sẽ tự động sinh ra thông tin ) bao gồm:

-Mã: PO + số nguyên

-Ngày: dd/mm/yyyy

-Số : năm + tháng + số nguyên. Ví dụ: 23110009

Lựa chọn loại tiền tệ được sử dụng để giao dịch trong hợp đồng (VND, USD,…)

Có thể nhập theo dạng số thứ tự hoặc một con số riêng ứng với từng loại hợp đồng. Ví dụ: 0003/23-HĐMH

Nhập thời gian xác lập hợp đồng mua hàng

Nhập thời gian đáo hạn hợp đồng mua hàng

Chọn người lập từ danh sách đã được cấu hình trong hệ thống

Diễn tả thông tin về nhà cung cấp ( Hệ thống sẽ tự động sinh ra thông tin khi người dùng bấm chọn mã nhà cung cấp đã được cấu hình tại danh mục NCC )

-Mã NCC: NCC + số nguyên. Ví dụ: NCC0003

-Tên nhà cung cấp: tên gọi chung đại diện trước pháp luật của công ty nhà cung cấp. Ví dụ: Công ty cổ phần công nghệ 6m

-Địa chỉ: vị trí tọa lạc của công ty nhà cung cấp.

-Điện thoại: số điện thoại, đường dây nóng của nhà cung cấp

Mô tả thông tin liên hệ của người đại diện nhà cung cấp (có thể được lựa chọn trong danh sách đã được cấu hình từ danh mục NCC ) bao gồm: -Mã liên hệ

-Tên người liên hệ

-Số điện thoại của người liên hệ

Diễn tả thông tin về địa điểm nhận hàng (Hệ thống sẽ tự động sinh ra thông tin về địa điểm giao/ nhận khi người dùng lựa chọn theo mã NCC đã được cấu hình trong danh mục NCC )

Thông tin địa điểm giao nhận gồm:

-Mã địa điểm: NCC + số nguyên. Ví dụ: NCC0003

-Tên địa điểm

-Địa chỉ

-Số điện thoại

Mô tả thông tin liên hệ của người đại diện phía công ty đặt hàng đứng ra để nhận hàng (có thể được lựa chọn trong danh sách đã được cấu hình từ danh mục NCC ) bao gồm: -Mã liên hệ

-Tên người liên hệ

-Số điện thoại của người liên hệ

Lựa chọn hình thức thanh toán đã được cấu hình mặc định trong hệ thống tại danh mục Hình thức thanh toán bao gồm: Tiền mặt, Chuyển khoản, Tiền mặt/chuyển khoản

Lựa chọn phương thức thanh toán cho đơn hàng (có thể được cấu hình sẵn ở danh mục phương thức thanh toán trong hệ thống). Ví dụ: trả ngay, sau 7 ngày, sau 14 ngày,...

Lựa chọn phương thức để giao hàng (có thể được cấu hình sẵn ở danh mục phương thức giao hàng trong hệ thống )

Nhập số ngày dự kiến giao hàng

Nhập khoảng thời gian có thể trả tiền cho đơn hàng

Diễn giải thông tin mô tả đơn hàng mua hàng

DIỄN GIẢI

Mô tả thông tin mặt hàng/dịch vụ được đặt mua (có thể được cấu hình và định nghĩa trong hệ thống theo yêu cầu của doanh nghiệp) bao gồm: -Mã hàng hóa

-Tên hàng hóa

-Đơn vị tính

Nhập số lượng đặt mua hàng hóa

Nhập giá trị của một mặt hàng

Hiển thị tổng tiền của mặt hàng ( Số lượng * Đơn giá )

Nhập tỉ lệ thuế giá trị gia tăng (có thể lựa chọn từ danh sách tỉ lệ đã được cấu hình mặc định trong hệ thống ) và thông tin về số tiền thuế VAT sẽ tự động sinh ra:

(công thức: Tiền * %VAT )

Hiển thị thông tin giá trị hàng hóa sau thuế (dữ liệu tự động sinh ra sau khi nhập %VAT )

Nhập thông tin lưu ý của mặt hàng trong đơn hàng

Nhập thông tin yêu cầu thời gian giao hàng

Nhập một số nguyên chỉ thời gian bảo hành cho mặt hàng đặt mua

DIỄN GIẢI

Nhấn chọn biểu tượng để tải lên các tập tin, tài liệu đính kèm liên quan đến đơn hàng mua hàng đang lập. Các định dạng tập tin cho phép bao gồm: .xls; .xlsx; .doc; .docx; .ppt; .pptx; .pdf; .txt; .rtf; .jpg; .png; .gif; .bmp; .mmap

Nhấn vào biểu tượng để đính kèm đường dẫn, nơi lưu trữ các tập tin, chứng từ, tài liệu liên quan đến đơn hàng đang được lập