Đề nghị mua hàng
Last updated
Last updated
Lập các đề nghị mua sắm tài sản, vật tư.
Theo dõi trạng thái và quy trình phê duyệt giữa các phòng ban từ lúc bắt đầu lập đến khi hoàn thành nhằm đảm bảo đề nghị được thực hiện đúng thời hạn.
Lưu trữ những đề nghị đã được lập nhằm phục vụ cho việc truy vấn sau này.
Đường dẫn: Trang chủ / Mua hàng- kho / Đề nghị mua hàng.
Lớp thứ 1: Thể hiện tình trạng đơn đề nghị mua hàng.
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Tất cả
Hiển thị toàn bộ đề nghị đã được lập bao gồm các đề nghị chưa được gửi duyệt, chưa duyệt, đã duyệt hoặc đã từ chối
Chờ bạn duyệt
Hiển thị toàn bộ đề nghị đang đợi được phê duyệt
Đang xử lý
Hiển thị toàn bộ đề nghị đang trong quá trình phê duyệt bởi các bộ phận có trong quy trình duyệt
Đã hoàn tất
Hiển thị toàn bộ đề nghị đã được phê duyệt sau khi người dùng ( cấp độ/bậc) cao nhất phê duyệt và kết thúc quy trình
Lớp thứ 2: Bộ thao tác giúp người dùng lọc và tìm kiếm các đề nghị mua hàng
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Hiển thị toàn bộ đề nghị mua hàng đã lập trong phạm vi khoảng thời gian được nhập
Hiển thị toàn bộ đề nghị mua hàng đã được lập trong năm hiện tại.
Nhập số chứng từ, nhà cung cấp, nội dung cần tìm và hệ thống sẽ hiển thị các đề nghị chứa thông tin liên quan.
Lớp thứ 3: Thông tin chung tổng quan đơn đề nghị
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Lập mới một đề nghị mua hàng
In đơn đề nghị mua hàng với nhiều định dạng (PDF, Web Archive, CSV,...)
Xuất ra danh sách theo định dạng Excel các đề nghị mua hàng đang hiển thị theo phạm vi tìm kiếm của người dùng
Cung cấp mẫu (template) chứa các cột thông tin có sẵn phục vụ công tác nhập dữ liệu nhanh vào hệ thống.
Nhập dữ liệu các đề nghị mua hàng từ mẫu mặc định của hệ thống.
Lập nhanh thêm một đề nghị mua hàng mới có cùng nội dung với đề nghị mà người dùng đã chọn.
Hỗ trợ nhân bản đơn đề nghị đang trong quá trình phê duyệt và người tạo đơn muốn điều chỉnh nhưng lưu trữ lại phiếu đầu ( không thể chỉnh sửa).
Trường hợp sử dụng: Người tạo đơn muốn chỉnh sửa phiếu tuy nhiên phiếu đang trong quá trình phê duyệt (bước 2 hoặc bước bất kỳ) nhưng theo hoạt động của hệ thống thì người nào duyệt rồi thì Bỏ duyệt hết thì tới người tạo phiếu mới được chỉnh sửa phiếu. Người tạo phiếu có thể bấm nút Revise để nhân bản và chỉnh sửa ngay cho chạy quy trình lại. Còn đối với phiếu cũ sẽ dùng để lưu trữ
Nhấn chọn vào biểu tượng để chạy quy trình phê duyệt từ người lập phiếu.
Nhấn chọn vào biểu tượng nếu người dùng được phân quyền duyệt đồng ý với đề nghị mua hàng đã được lập
Nhấn chọn vào biểu tượng nếu người dùng thay đổi quyết định ban đầu và không muốn duyệt đề nghị
Nhấn chọn vào biểu tượng trong trường hợp phát hiện lỗi sai trong đề nghị mua hàng hoặc một số lí do khách quan khác.Người dùng lựa chọn bước trả lại phiếu
Nhấn chọn vào biểu tượng để từ chối phê duyệt và kết thúc quy trình
Nhấn chọn vào biểu tượng nếu người duyệt muốn thay đổi quyết định ban đầu sau khi xem xét và muốn đơn đề nghị mua hàng đó được tiếp tục thực hiện trong quy trình
Hiển thị thông tin chi tiết đề nghị mua hàng đã lập
Chỉnh sửa hoặc cập nhật thông tin đề nghị mua hàng đã lập.
Xóa đề nghị mua hàng đã lập
Lưu ý: trường hợp đề nghị mua hàng đã được gửi duyệt hoặc là dữ liệu tham chiếu đến các phân hệ, chức năng khác thì không thể xóa được.
Nhấn chọn vào biểu tượng để nhận xét hoặc để lại bình luận về đề nghị mua hàng được lập
Hiển thị các chứng từ, tài liệu đính kèm liên quan đến đơn đề nghị
Hiển thị trạng thái tham chiếu của đề nghị mua hàng
Hiển thị trạng thái quy trình phê duyệt giúp người dùng có thể theo dõi chi tiết tình trạng của đề nghị mua hàng đã lập.
Lưu ý: Tùy theo trạng thái duyệt của đề nghị mà chức năng sẽ hiển thị 3 màu sắc khác nhau.
Mục Quy trình, là nơi hiển thị thông tin về tình trạng đơn đề nghị, bao gồm Bước duyệt, trạng thái duyệt, tên người thực hiện, Ngày và thời gian thực hiện, Ý kiến của người thực hiện.
Mục Lịch sử, là nơi lưu trữ nhật ký ghi lại các hành động được thực hiện trong đơn đề nghị bao gồm Hành động thực hiện, Người thực hiện, Thời gian thực hiện.
Cả 2 mục thông tin đều hỗ trợ xuất tệp tin PDF nhằm phục vụ công tác theo dõi và đối chiếu.
Thông tin chung đề nghị mua hàng
Mô tả thông tin chung các đề nghị mua hàng đang hiển thị bao gồm: Thông tin chứng từ (Mã chứng từ, số chứng từ, ngày chứng từ ), Thông tin nhà cung cấp (Tên nhà cung cấp, người liên hệ ), Thông tin người tạo đề nghị (Tên người tạo, phòng ban), Thông tin tổng quan đề nghị được lập (Loại tiền tệ, loại đề nghị, lí do, ngân sách, dự án )
Lớp thứ 4: Thể hiện thông tin tiết khi người dùng chọn vào một trong những đề nghị mua hàng đã lập ở trên "Lớp thứ 3"
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Mã hàng
-Mã hàng hóa
Tên hàng
-Tên hàng hóa
Đvt
-Đơn vị tính
SL
Hiển thị số lượng của hàng hóa được đề nghị đặt mua
ĐG
Hiển thị giá trị của một mặt hàng
TT
Tổng giá trị của mặt hàng đó trong đơn đề nghị ( Đơn giá * Số lượng)
Nhà cung cấp
Hiển thị thông tin nhà cung cấp trong đơn đề nghị
Diễn giải
Miêu tả nội dung hoặc những lưu ý của mặt hàng đó trong đề nghị mua hàng đã lập
Đường dẫn: Trang chủ\ Mua hàng- kho\ Đề nghị mua hàng.
Bước 1: Bấm vào Thêm, xuất hiện hộp thoại lựa chọn chứng từ (đã được cấu hình sẵn trong hệ thống là Đề nghị mua TS-TB hoặc Đề nghị mua vật tư,…), người dùng lựa chọn chứng từ phù hợp và bấm nút Thêm. Giao diện tạo đơn đề nghị được hiển thị.
Lớp thứ 1: Dữ liệu tự động sinh ra Thông tin người đăng ký đề nghị mua hàng bao gồm Tên, Phòng ban, Đơn vị, Bộ phận, Chức vụ, Chức danh.
Lớp thứ 2: Thông tin chung đề nghị mua hàng ( bảng diễn giải bên dưới) bao gồm
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Mã chứng từ
Mô tả thông tin của chứng từ đề nghị ( căn cứ vào loại chứng từ được lựa chọn ban đầu mà hệ thống sẽ tự động sinh ra thông tin ) bao gồm:
-Mã: PR + số nguyên
Ngày chứng từ
-Ngày: dd/mm/yyyy
Số chứng từ
-Số : năm + tháng + số nguyên. Ví dụ: 23110009
Loại tiền
Lựa chọn loại tiền tệ được sử dụng để giao dịch trong đề nghị (VND, USD,…)
Mã NCC
-Mã NCC: NCC + số nguyên. Ví dụ: NCC0003
Tên nhà cung cấp
-Tên của Nhà cung cấp
Địa chỉ
-Địa chỉ của nhà cung cấp
Điện thoại
-Số điện thoại của nhà cung cấp
Mã địa điểm
-Mã địa điểm: NCC + số nguyên. Ví dụ: NCC0003
Tên địa điểm giao/ nhận
-Tên địa điểm
Địa chỉ giao/ nhận
-Địa chỉ
Điện thoại
-Điện thoại
Mã liên hệ
Mô tả thông tin liên hệ của người đại diện nhà cung cấp
Người liên hệ
-Tên người liên hệ
ĐT liên hệ
-Số điện thoại liên hệ
Nội dung
Diễn giải thông tin mô tả đề nghị mua hàng.
Lớp thứ 3: Thông tin chi tiết mặt hàng, dịch vụ.
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Mã hàng
Mô tả thông tin mặt hàng/dịch vụ được đề nghị mua hàng (có thể được cấu hình và định nghĩa trong hệ thống theo yêu cầu của doanh nghiệp ) bao gồm: -Mã hàng hóa
Tên hàng
-Tên hàng hóa
Đvt
-Đơn vị tính
SL
Nhập số lượng đặt mua hàng hóa
VAT
Nhập tỉ lệ thuế giá trị gia tăng
(có thể lựa chọn từ danh sách tỉ lệ thuế đã được cấu hình mặc định trong hệ thống)
Tiền VAT
Hiển thị thông tin về số tiền thuế VAT sẽ tự động sinh ra (công thức: Tiền VAT= Tiền * %VAT )
Đơn giá
Nhập giá trị của một sản phẩm
Tiền
Hiển thị tổng tiền trước thuế của hàng hóa ( Công thức: số lượng * đơn giá )
Tổng thành tiền
Hiển thị tổng tiền sau thuế của hàng hóa ( Công thức: Tiền + Tiền VAT)
Nhà cung cấp
Diễn giải
Nhập thông tin lưu ý của mặt hàng trong đơn đề nghị
Lớp thứ 4: Tập tin đính kèm
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Nhấn chọn biểu tượng để tải lên các tập tin, tài liệu đính kèm liên quan đến đơn hàng mua hàng đang lập. Các định dạng tập tin cho phép bao gồm: .xls; .xlsx; .doc; .docx; .ppt; .pptx; .pdf; .txt; .rtf; .jpg; .png; .gif; .bmp; .mmap
Nhấn vào biểu tượng để đính kèm đường dẫn, nơi lưu trữ các tập tin, chứng từ, tài liệu liên quan đến đơn hàng đang được lập
Sau khi hoàn thành thông tin đơn đề nghị, bấm nút Lưu để lưu đơn đề nghị.
Bước 2: Sau khi kiểm tra thông tin đề nghị mua hàng không có gì sai sót, nhấn chọn đề nghị vừa tạo và bấm nút Gửi duyệt.
Tập tin Excel mẫu mà hệ thống cung cấp có tổng cộng 29 cột, chứa các trường thông tin giống như trong giao diện Tạo mới đề nghị mua hàng, bao gồm 3 trường thông tin chính là Thông tin người đăng ký, Thông tin chung đề nghị mua hàng và Thông tin chi tiết mặt hàng/ dịch vụ.
-Mã chứng từ: PR + số nguyên
-Ngày: dd/mm/yyyy
-Số: năm + tháng + số nguyên
-Mã NCC: NCC + số nguyên
Lưu ý: Nếu trạng thái hiển thị là màu xanh , tức là đề nghị mua hàng đang được tham chiếu đến một phân hệ chức năng khác. VD: PO (đơn hàng mua hàng,… )
- Màu xám là đề nghị chưa được gửi duyệt và chưa được áp dụng quy trình nghiệp vụ
- Màu đỏ là đang trong quá trình xử lý phê duyệt mặc dù bước đó người dùng có quyền duyệt và đã duyệt thì phiếu vẫn màu đỏ do còn đợi người dùng khác có trong quy trình thực hiện phê duyệt
- Màu xanh là đề nghị đã được người dùng cuối trong quy trình phê duyệt hoàn tất quy trình
Khi bấm vào biểu tượng ,
Mô tả thông tin sản phẩm có trong đề nghị , hệ thống sẽ tự động hiển thị khi người dùng lựa chọn hàng hóa đã được cấu hình từ , bao gồm:
Lưu ý: Cấu hình quy trình đề nghị mua hàng trước khi tạo mới một đề nghị. Tham khảo các bước thực hiện
Diễn tả thông tin về nhà cung cấp (Nếu người dùng đã cấu hình trong , chỉ cần nhập mã NCC, hệ thống sẽ tự động sinh ra thông tin Nhà cung cấp ) bao gồm:
Diễn tả thông tin về địa điểm nhận hàng (Có thể lựa chọn theo Mã NCC đã được cấu hình trong của hệ thống tại mục thông tin địa chỉ, hệ thống sẽ tự động sinh ra thông tin về địa điểm giao/ nhận ) bao gồm:
( có thể được lựa chọn trong danh sách liên hệ đã được cấu hình từ ) bao gồm: -Mã liên hệ
Nhập thông tin nhà cung cấp ( đã được cấu hình trong )
Trong trường hợp người dùng muốn tạo nhiều đề nghị mua hàng cùng một lúc, có thể tiến hành thao tác trên hệ thống theo hướng dẫn .
-Mã hàng: mã hàng được nhập phải trùng với thông tin được cấu hình của hệ thống.
Sau khi hoàn tất thiết lập đề nghị mua hàng, người dùng có thể thực hiện các thao tác như Duyệt đề nghị, Trả lại đề nghị, Từ chối đề nghị theo như hướng dẫn
