Phiếu nhu cầu vật tư
Last updated
Last updated
Hỗ trợ người dùng xác định nhu cầu vật tư dựa trên các yếu tố như kế hoạch sửa chữa, tình trạng tồn kho hiện tại và nhiều hơn thế.
Cung cấp cơ sở cho người dùng để lập kế hoạch mua hàng, đảm bảo có đủ vật tư đáp ứng nhu cầu sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Kiểm soát và theo dõi hàng tồn kho, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa vật tư.
Truy cập đường dẫn: Trang chủ\ Mua hàng- kho\ Phiếu nhu cầu vật tư.
Lớp thứ 1: Bộ lọc hiển thị tình trạng các Phiếu nhu cầu cầu vật tư.
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Tất cả
Hiển thị toàn bộ phiếu đã được lập bao gồm các phiếu chưa được gửi duyệt, chưa duyệt, đã duyệt hoặc đã từ chối
Chờ bạn duyệt
Hiển thị toàn bộ phiếu nhu cầu vật tư đang đợi được phê duyệt
Đang xử lý
Hiển thị toàn bộ phiếu đang trong quá trình phê duyệt bởi các bộ phận có trong quy trình duyệt
Đã hoàn tất
Hiển thị toàn bộ phiếu đã được phê duyệt sau khi người dùng ( cấp độ/bậc) cao nhất phê duyệt và kết thúc quy trình
Lớp thứ 2: Bộ thao tác có chức năng lọc và tìm kiếm các phiếu nhu cầu vật tư được lập.
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Hiển thị toàn bộ phiếu nhu cầu đã được lập trong phạm vi khoảng thời gian được nhập
Hiển thị toàn bộ phiếu nhu cầu vật tư trong năm hiện tại, bao gồm các phiếu chưa được gửi duyệt, chưa duyệt, đã duyệt hoặc đã từ chối
Nhập số chứng từ, nhà cung cấp, nội dung cần tìm và hệ thống sẽ hiển thị các phiếu nhu cầu vật tư chứa thông tin liên quan.
Lớp thứ 3: Thông tin tổng quan phiếu nhu cầu vật tư.
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Lập mới một phiếu nhu cầu vật tư.
Xuất danh sách theo định dạng Excel các phiếu nhu cầu vật tư đang hiển thị theo phạm vi tìm kiếm của người dùng.
Cung cấp mẫu ( template) chứa các cột thông tin có sẵn phục vụ công tác nhập dữ liệu nhanh vào hệ thống.
Nhập dữ liệu các phiếu nhu cầu vật tư từ mẫu mặc định vào hệ thống.
Lập nhanh thêm một phiếu nhu cầu vật tư mới có cùng nội dung với phiếu mà người dùng đã chọn
Hỗ trợ nhân bản đơn đề nghị đang trong quá trình phê duyệt và người tạo đơn muốn điều chỉnh nhưng lưu trữ lại phiếu đầu ( không thể chỉnh sửa).
Trường hợp sử dụng: Người tạo đơn muốn chỉnh sửa phiếu, tuy nhiên phiếu đang trong quá trình phê duyệt (bước 2 hoặc bước bất kỳ) và theo hoạt động của hệ thống thì người nào duyệt rồi thì Bỏ duyệt hết thì tới người tạo phiếu mới được chỉnh sửa phiếu. Người tạo phiếu có thể bấm nút Revise để nhân bản và chỉnh sửa ngay cho chạy quy trình lại. Còn đối với phiếu cũ sẽ dùng để lưu trữ
Nhấn chọn vào biểu tượng để chạy quy trình phê duyệt từ người lập đơn
Nhấn chọn vào biểu tượng nếu người dùng được phân quyền duyệt đồng ý với phiếu nhu cầu vật tư đã được lập
Nhấn chọn vào biểu tượng nếu người dùng thay đổi quyết định ban đầu và không muốn duyệt phiếu nhu cầu vật tư đã lập
Nhấn chọn vào biểu tượng trong trường hợp phát hiện lỗi sai trong phiếu nhu cầu vật tư hoặc một số lí do khách quan khác.
Phiếu sẽ trả về bước trước đó trong quy trình phê duyệt.
Nhấn chọn vào biểu tượng để từ chối phê duyệt và kết thúc quy trình
Nhấn chọn vào biểu tượng nếu người duyệt muốn thay đổi quyết định ban đầu sau khi xem xét và muốn đơn mua hàng đó được tiếp tục thực hiện trong quy trình
Hiển thị thông tin chi tiết phiếu nhu cầu vật tư đã lập
Chỉnh sửa hoặc cập nhật thông tin phiếu nhu cầu vật tư đã lập.
Xóa phiếu nhu cầu vật tư đã lập
Lưu ý: trường hợp phiếu nhu cầu vật tư đã được gửi duyệt hoặc là dữ liệu tham chiếu đến các phân hệ, chức năng khác thì không thể xóa được.
Chọn vào biểu tượng để nhận xét hoặc để lại bình luận về phiếu nhu cầu vật tư được lập
Hiển thị các chứng từ, tài liệu đính kèm liên quan đến phiếu nhu cầu vật tư đã lập
Hiển thị trạng thái quy trình phê duyệt giúp người dùng có thể theo dõi chi tiết tình trạng của phiếu nhu cầu vật tư đã lập.
Lưu ý: Tùy theo trạng thái duyệt của phiếu mà chức năng sẽ hiển thị 3 màu sắc khác nhau.
- Mục Quy trình, là nơi hiển thị thông tin về tình trạng phiếu nhu cầu vật tư được lập, bao gồm Bước duyệt, trạng thái duyệt, tên người thực hiện, Ngày và thời gian thực hiện, Ý kiến của người thực hiện.
- Mục Lịch sử, là nơi lưu trữ nhật ký ghi lại các hành động được thực hiện trong phiếu nhu cầu vật tư được lập bao gồm Hành động thực hiện, Người thực hiện, Thời gian thực hiện.
Cả 2 mục thông tin đều hỗ trợ xuất tệp tin PDF nhằm phục vụ công tác theo dõi và đối chiếu.
Thông tin chung các phiếu nhu cầu vật tư
Hiển thị thông tin tổng quan mô tả các phiếu nhu cầu vật tư được lập bao gồm Thông tin chứng từ (Mã nghiệp vụ, số nghiệp vụ, ngày nghiệp vụ ), Thông tin người tạo phiếu , Nội dung, Loại tiền, Chứng từ tham chiếu.
Lớp thứ 4: Thể hiện thông tin chi tiết khi người dùng bấm chọn vào một trong những phiếu nhu cầu vật tư đã lập ở trên "Lớp thứ 3"
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Mã vật tư
Tên vật tư
-Tên vật tư
Đvt
-Đơn vị tính
SL
Hiển thị nhu cầu về số lượng của vật tư.
Diễn giải
Miêu tả nội dung hoặc lưu ý của vật tư đó trong phiếu nhu cầu.
Đường dẫn: Trang chủ\Mua hàng - Kho\ Phiếu nhu cầu vật tư
Bước 1: Bấm vào Thêm, giao diện tạo phiếu nhu cầu vật tư được hiển thị.
Lớp thứ 1: Thông tin chung Phiếu nhu cầu vật tư
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Mã nghiệp vụ
Mô tả thông tin của chứng từ ( căn cứ vào loại chứng từ được lựa chọn ban đầu mà hệ thống sẽ tự động sinh ra thông tin ) bao gồm:
-Mã: ML + số nguyên
Ngày nghiệp vụ
-Ngày: dd/mm/yyyy
Số nghiệp vụ
-Số : năm + tháng + số nguyên. Ví dụ: 23110009
Loại tiền
Lựa chọn loại tiền tệ được sử dụng để giao dịch trong hợp đồng (VND, USD,…)
Người lập
Chọn người lập từ danh sách đã được cấu hình trong hệ thống, thông tin về người lập sẽ tự động được sinh ra bao gồm: -Tên người lập
Đơn vị
-Đơn vị
Phòng ban
-Phòng ban
Nội dung
Diễn giải thông tin mô tả phiếu nhu cầu vật tư
Lớp thứ 2: Thông tin chi tiết vật tư
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Mã vật tư
Tên vật tư
-Tên vật tư
Đvt
-Đơn vị tính.
SL
Nhập số lượng vật tư theo nhu cầu người dùng
Diễn giải
Nhập thông tin lưu ý của vật tư trong phiếu nhu cầu
Lớp thứ 3: Thông tin về tập tin và đường dẫn đính kèm
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Nhấn chọn biểu tượng để tải lên các tập tin, tài liệu đính kèm liên quan đến phiếu nhu cầu vật tư đang lập. Các định dạng tập tin cho phép bao gồm: .xls; .xlsx; .doc; .docx; .ppt; .pptx; .pdf; .txt; .rtf; .jpg; .jpeg;.png;.gif;.bmp;.mmap
Nhấn vào biểu tượng để đính kèm đường dẫn, nơi lưu trữ các tập tin, chứng từ, tài liệu liên quan đến phiếu nhu cầu vật tư đang được lập
Sau khi hoàn thành việc nhập thông tin mua hàng , bấm Lưu để lưu phiếu.
Bước 2: Sau khi kiểm tra thông tin phiếu không có gì sai sót, nhấn chọn phiếu nhu cầu vật tư vừa tạo và bấm nút Gửi duyệt
Người dùng cũng có thể tham chiếu thông tin từ một Phiếu bảo trì định kỳ (JR ) hoặc Phiếu báo sự cố (JO ) đã lập để giảm thiểu thời gian nhập liệu cũng như tăng tính chính xác cho phiếu nhu cầu vật tư được lập bằng cách sau:
Lưu ý:
Một Phiếu nhu cầu vật tư có thể tham chiếu đến MỘT hoặc NHIỀU Phiếu bảo trì định kỳ (TS-TB ). Nhưng một Phiếu bảo trì định kỳ (TS-TB ) chỉ có thể tham chiếu đến MỘT Phiếu nhu cầu vật tư.
Nếu Phiếu nhu cầu vật tư tham chiếu đến NHIỀU hơn một Phiếu bảo trì định kỳ thì số phiếu được tham chiếu phải được lập từ cùng một đơn vị, phòng ban, bộ phận.
Tập tin Excel mẫu mà hệ thống cung cấp có tổng cộng 10 cột, chứa các trường thông tin giống như trong giao diện Tạo mới Phiếu nhu cầu vật tư, bao gồm 2 trường thông tin chính là Thông tin chứng từ nghiệp vụ, Thông tin chi tiết vật tư ( Mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính, số lượng,... )
-Mã nghiệp vụ: ML + số nguyên
-Ngày nghiệp vụ: dd/mm/yyyy
-Số nghiệp vụ: năm + tháng + số nguyên
-Mã vật tư: mã hàng được nhập phải trùng với thông tin được cấu hình danh mục vật tư- phụ tùng của hệ thống.
- Màu xám là phiếu chưa được gửi duyệt và chưa được áp dụng quy trình nghiệp vụ
- Màu đỏ là phiếu đang trong quá trình xử lý phê duyệt. Mặc dù bước đó người dùng có quyền duyệt và đã duyệt thì phiếu vẫn màu đỏ do còn đợi người dùng khác có trong quy trình thực hiện phê duyệt
- Màu xanh là phiếu đã được người dùng cuối trong quy trình phê duyệt hoàn tất quy trình
Khi bấm vào biểu tượng ,
Hiển thị thông tin sản phẩm có trong phiếu nhu cầu vật tư (có thể được cấu hình sẵn trong ) bao gồm -Mã vật tư
Lưu ý: Cấu hình danh mục quy trình: Phiếu nhu cầu vật tư (nếu có ). Tham khảo các bước thực hiện .
Mô tả thông tin vật tư, phụ tùng được yêu cầu (có thể được cấu hình và định nghĩa trong hệ thống tại ) bao gồm: -Mã vật tư
Bước 1: Tại giao diện tạo mới Phiếu nhu cầu vật tư, nháy đúp chuột vào biểu tượng để chọn phiếu cần tham chiếu. Ví dụ: tham chiếu đến phiếu bảo trì định kỳ ( TS-TB )
Bước 2: Nháy đúp chuột chọn một hoặc nhiều Phiếu bảo trì định kỳ cần tham chiếu. Sau đó bấm chọn biểu tượng để xác nhận. Kết quả, các trường thông tin ở “Lớp thứ 2: Chi tiết vật tư" sẽ tự động được sinh ra.
Trong trường hợp người dùng muốn lập nhiều Phiếu nhu cầu vật tư cùng một lúc, có thể tiến hành thao tác trên hệ thống theo hướng dẫn .
Sau khi hoàn tất thiết lập đơn hàng mua hàng, người dùng có thể thực hiện các thao tác như Duyệt đơn hàng, Trả lại đơn hàng, Từ chối đơn hàng theo như hướng dẫn
