Sự cố Khu vực
Last updated
Last updated
Hỗ trợ người dùng tạo phiếu báo cáo, cập nhật các sự cố liên quan đến các khu vực thuộc diện quản lý của doanh nghiệp.
Lưu trữ các phiếu báo cáo đã được lập nhằm phục vụ cho công việc truy vấn sau này.
Theo dõi và xử lý kịp thời các sự cố, giảm thiểu rủi ro hư hỏng tài sản, thiết bị trong một khu vực.
Truy cập đường dẫn: Trang chủ\ Phiếu báo sự cố ( khu vực )
Lớp thứ 1: Bộ lọc hiển thị trạng thái các phiếu báo sự cố được lập
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Tất cả
Hiển thị toàn bộ phiếu báo sự cố đã được lập bao gồm các phiếu chưa được gửi duyệt, chưa duyệt, đã duyệt hoặc đã từ chối
Chờ bạn duyệt
Hiển thị toàn bộ phiếu báo sự cố đang đợi được phê duyệt
Đang xử lý
Hiển thị toàn bộ phiếu báo sự cố đang trong quá trình phê duyệt bởi các bộ phận có trong quy trình duyệt
Đã hoàn tất
Hiển thị toàn bộ phiếu đã được phê duyệt sau khi người dùng ( cấp độ/bậc) cao nhất phê duyệt và kết thúc quy trình
Lớp thứ 2: Thông tin tổng quan phiếu báo sự cố được lập
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Hiển thị toàn bộ phiếu báo sự cố đã được lập trong phạm vi khoảng thời gian được nhập
Lập mới một phiếu sự cố
Xuất ra danh sách theo định dạng Excel các phiếu sự cố đang hiển thị theo phạm vi tìm kiếm của người dùng
Lập nhanh thêm một phiếu sự cố mới có cùng nội dung với đề nghị mà người dùng đã chọn.
Hỗ trợ nhân bản đơn đề nghị đang trong quá trình phê duyệt và người tạo đơn muốn điều chỉnh nhưng lưu trữ lại phiếu đầu ( không thể chỉnh sửa).
Trường hợp sử dụng: Người tạo đơn muốn chỉnh sửa phiếu tuy nhiên phiếu đang trong quá trình phê duyệt (bước 2 hoặc bước bất kỳ) nhưng theo hoạt động của hệ thống thì người nào duyệt rồi thì Bỏ duyệt hết thì tới người tạo phiếu mới được chỉnh sửa phiếu. Người tạo phiếu có thể bấm nút Revise để nhân bản và chỉnh sửa ngay cho chạy quy trình lại. Còn đối với phiếu cũ sẽ dùng để lưu trữ
Nhấn chọn vào biểu tượng nếu người dùng được phân quyền duyệt đồng ý với đề nghị đã được lập
Bấm vào biểu tượng để thực hiện các công việc phiếu sự cố đã được lên kế hoạch
Bấm vào biểu tượng để cập nhật tình trạng công việc của phiếu sự cố
Nhấn chọn vào biểu tượng nếu người dùng thay đổi quyết định ban đầu và không muốn duyệt đề nghị
Nhấn chọn vào biểu tượng trong trường hợp phát hiện lỗi sai trong phiếu sự cố hoặc một số lí do khách quan khác.Người dùng lựa chọn bước trả lại phiếu
Nhấn chọn vào biểu tượng để từ chối phê duyệt và kết thúc quy trình
Nhấn chọn vào biểu tượng nếu người duyệt muốn thay đổi quyết định ban đầu sau khi xem xét và muốn phiếu sự cố đó được tiếp tục thực hiện trong quy trình
Hiển thị thông tin chi tiết phiếu sự cố đã lập
Chỉnh sửa hoặc cập nhật thông tin phiếu sự cố đã lập.
Xóa phiếu sự cố đã lập
Lưu ý: trường hợp phiếu sự cố đã được gửi duyệt hoặc là dữ liệu tham chiếu đến các phân hệ, chức năng khác thì không thể xóa được.
Nhấn chọn vào biểu tượng để nhận xét hoặc để lại bình luận về phiếu sự cố hàng được lập
Hiển thị các chứng từ, tài liệu đính kèm liên quan đến đơn đề nghị
Hiển thị trạng thái quy trình phê duyệt giúp người dùng có thể theo dõi chi tiết tình trạng của phiếu sự cố đã lập.
Lưu ý: Tùy theo trạng thái duyệt của đề nghị mà chức năng sẽ hiển thị 3 màu sắc khác nhau.
Mục Quy trình, là nơi hiển thị thông tin về tình trạng đơn đề nghị, bao gồm Bước duyệt, trạng thái duyệt, tên người thực hiện, Ngày và thời gian thực hiện, Ý kiến của người thực hiện.
Mục Lịch sử, là nơi lưu trữ nhật ký ghi lại các hành động được thực hiện trong đơn đề nghị bao gồm Hành động thực hiện, Người thực hiện, Thời gian thực hiện.
Cả 2 mục thông tin đều hỗ trợ xuất tệp tin PDF nhằm phục vụ công tác theo dõi và đối chiếu.
Lớp thứ 3: Thông tin chi tiết về phiếu bảo trì được lập, được phân chia thành 2 trường thông tin chính là chi tiết Công việc trong phiếu sự cố và Vật tư phục vụ công tác báo sự cố
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Công việc thực hiện
Stt
Mô tả thứ tự thực hiện công việc trong phiếu báo sự cố được lập
Công việc
Mô tả thông tin công việc thực hiện trong phiếu báo sự cố
Đạt
Mô tả trạng thái công việc thực hiện trong phiếu báo sự cố
Không đạt
Thông tin vật tư
Tên vật tư
Mô tả thông tin vật tư cần thiết cho công việc thực hiện trong phiếu báo sự cố (có thể được cấu hình và lưu trữ trong hệ thống tại danh mục Vật tư- phụ tùng) bao gồm:
Tên vật tư
Mã vật tư
Mã vật tư
Đvt
Đơn vị tính.
SL tồn
Mô tả số lượng vật tư còn lại ở trong kho lưu trữ
SL cần
Mô tả số lượng vật tư cần thiết cho công việc phiếu báo sự cố
Đơn giá
Mô tả đơn giá của một vật tư, phụ tùng
Tiền
Mô tả tổng số tiền cần thanh toán cho vật tư, phụ tùng đó ( Công thức: Đơn giá * số lượng cần)
Diễn giải
Mô tả nội dung, ý kiến của người thực hiện công việcphiếu báo sự cố về vật tư, phụ tùng đó.
a.Sau khi hoàn tất thiết lập quy trình, thao tác lập phiếu báo sự cố có thể được tiến hành như sau:
Giao diện chức năng lập phiếu báo sự cố ( khu vực ) sẽ xuất hiện, phân chia thành 3 lớp thông tin.
Lớp thứ 1: Thông tin tổng quan phiếu báo sự cố ( khu vực )
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Mã chứng từ
Mô tả thông tin của phiếu báo sự cố được lập:
Mã: JO + số nguyên
Ngày chứng từ
Ngày: dd/mm/yyyy
Số chứng từ
-Số : năm + tháng + số nguyên. Ví dụ :23110009
Người lập
Thông tin người lập phiếu báo sự cố tự động được sinh ra ( Căn cứ vào thông tin người dùng đăng nhập vào hệ thống và thao tác chức năng ) bao gồm:
Tên người dùng
Đơn vị trực thuộc
Đơn vị trực thuộc
Phòng ban
Phòng ban
Bộ phận
Bộ phận
Vị trí cấp 1
Mô tả thông tin khu vực xảy ra sự cố. Tùy theo đặc thù doanh nghiệp mà mỗi khu vực sẽ được định vị ở các cấp độ khác nhau.
Ví dụ khu vực Hội trường tại tầng 1, tòa nhà A, thuộc dự án B
Vị trí cấp 1: Dự án B
Vị trí cấp 2
Vị trí cấp 2: Tòa nhà A
Vị trí cấp 3
Vị trí cấp 3: Tầng 1
Vị trí cấp 4
Vị trí cấp 4: Hội trường
Loại báo cáo sự cố
Lý do báo cáo sự cố
Triệu chứng
Mức độ khẩn cấp
Nội dung
Diễn giải thông tin mô tả phiếu báo sự cố tài sản- thiết bị
Lớp thứ 2: Hỗ trợ đính kèm tập tin và đường dẫn liên quan.
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Nhấn chọn biểu tượng để tải lên các tập tin, tài liệu đính kèm liên quan đến phiếu báo sự cố đang lập. Các định dạng tập tin cho phép bao gồm: .xls; .xlsx; .doc; .docx; .ppt; .pptx; .pdf; .txt; .rtf; .jpg; .png; .gif; .bmp; .mmap
Nhấn vào biểu tượng để đính kèm đường dẫn, nơi lưu trữ các tập tin, chứng từ, tài liệu liên quan đến phiếu báo sự cố đang được lập.
Bước 2: Sau khi hoàn thành việc nhập thông tin phiếu báo sự cố , bấm Lưu để lưu phiếu báo sự cố đã lập.
Nhập số chứng từ, khách hàng, nội dung cần tìm và nháy đúp chuột vào biểu tượng , hệ thống sẽ hiển thị các phiếu sự cố chứa thông tin liên quan.
- Màu xám là đề nghị chưa được gửi duyệt và chưa được áp dụng quy trình nghiệp vụ
- Màu đỏ là đang trong quá trình xử lý phê duyệt mặc dù bước đó người dùng có quyền duyệt và đã duyệt thì phiếu vẫn màu đỏ do còn đợi người dùng khác có trong quy trình thực hiện phê duyệt
- Màu xanh là đề nghị đã được người dùng cuối trong quy trình phê duyệt hoàn tất quy trình
Khi bấm vào biểu tượng ,
Lưu ý: Cấu hình quy trình phiếu báo sự cố trước khi tạo mới một phiếu. Tham khảo các bước thực hiện
Bước 1: Truy cập đường dẫn: Trang chủ\ Phiếu báo sự cố ( khu vực ). Bấm chọn vào biểu tượng để lập mới phiếu báo sự cố ( khu vực )
Nháy đúp chuột vào biểu tượng để lựa chọn loại hình sự cố đã chọn ( Thông tin về loại hình sự cố có thể được cấu hình trong danh mục Loại sự cố )
Nháy đúp chuột vào biểu tượng để lựa chọn lý do sự cố đã chọn ( Thông tin về loại hình sự cố có thể được cấu hình trong danh mục lý do sự cố )
Nháy đúp chuột vào biểu tượng để lựa chọn tình hình hiện trạng xảy ra ở khu vực đã chọn ( có thể được cấu hình tại danh mục Triệu chứng )
Nháy đúp chuột vào biểu tượng để lựa chọn mức độ khẩn cấp cho việc bảo trì khu vực đã chọn ( có thể được cấu hình tại danh mục Mức độ khẩn cấp )
Sau khi hoàn tất tạo phiếu báo cáo sự cố, người dùng có thể thực hiện các thao tác như Đánh giá, Cập nhật tình trạng, Duyệt đề nghị, Trả lại đề nghị, Từ chối đề nghị theo như hướng dẫn thực hiện quy trình riêng biệt cho phiếu báo cáo sự cố
