Phiếu nhập kho

Mục tiêu chức năng:

• Lập các phiếu nhập tài sản-thiết bị và vật tư vào các kho của doanh nghiệp

• Theo dõi trạng thái xử lý và quy trình phê duyệt giữa các phòng ban từ khi bắt đầu lập phiếu đến lúc hoàn thành nhằm đảm bảo phiếu nhập kho được thực hiện đúng thời hạn.

• Lưu trữ các phiếu đã được lập nhằm phục vụ cho công việc truy vấn sau này.

Tổng quan giao diện chức năng Phiếu nhập kho

Đường dẫn: Trang chủ\Mua hàng - Kho\Phiếu nhập kho

Ảnh minh họa: Giao diện chức năng phiếu nhập kho

Lớp thứ 1: Bộ thao tác có chức năng lọc và tìm kiếm các phiếu nhập kho

THÔNG TIN	DIỄN GIẢI
	Hiển thị toàn bộ phiếu đã được lập trong phạm vi khoảng thời gian được nhập
	Hiển thị toàn bộ phiếu trong năm hiện tại, bao gồm các phiếu chưa được gửi duyệt, chưa duyệt, đã duyệt hoặc đã từ chối
	Nhập số chứng từ, nhà cung cấp, nội dung cần tìm và hệ thống sẽ hiển thị các phiếu chứa thông tin liên quan.

Lớp thứ 2: Thông tin tổng quan phiếu nhập kho

THÔNG TIN	DIỄN GIẢI
	Lập mới một phiếu nhập kho
	Xuất danh sách theo định dạng excel các phiếu nhập kho đang hiển thị theo phạm vi tìm kiếm của người dùng
	Cung cấp mẫu (template) chứa các cột thông tin có sẵn phục vụ công tác nhập dữ liệu nhanh vào hệ thống.
	Nhập dữ liệu các phiếu nhập kho từ mẫu mặc định vào hệ thống.
	Lập nhanh thêm một phiếu nhập kho mới có cùng nội dung với phiếu mà người dùng đã chọn
	Hiển thị thông tin chi tiết phiếu nhập kho đã lập
	Chỉnh sửa hoặc cập nhật thông tin phiếu nhập kho đã lập.
	Bấm chọn để xóa phiếu nhập kho đã lập
Thông tin các phiếu nhập kho được lập	Hiển thị thông tin tổng quan mô tả các phiếu được lập bao gồm Thông tin chứng từ (Mã chứng từ, số chứng từ, ngày chứng từ), Thông tin đơn vị nhập kho (Tên đơn vị, liên hệ ), Thông tin chứng từ gốc ( Số chứng từ gốc, chứng từ tham chiếu), Nội dung, Loại tiền tệ.

Lớp thứ 3: Thể hiện thông tin chi tiết khi người dùng bấm chọn vào một trong những phiếu nhập kho đã lập ở trên “Lớp thứ 3”

THÔNG TIN	DIỄN GIẢI
Mã hàng	Hiển thị thông tin sản phẩm có trong phiếu nhập kho (có thể được cấu hình sẵn trong danh mục Hàng hóa ) bao gồm Mã hàng hóa
Tên hàng	Tên hàng hóa
Đvt	Đơn vị tính
SL	Hiển thị thông tin số lượng của hàng hóa đã nhập kho
ĐG	Hiển thị thông tin giá trị của một mặt hàng
TT	Hiển thị tổng giá trị của hàng hóa ( Đơn giá * Số lượng )
TK nợ	Nhập thông tin định khoản hàng hóa nhập kho ( thông tin có thể được cấu hình và lưu trữ tại danh mục Tài khoản kế toán ) bao gồm: Tài khoản nợ
Yếu tố nợ	Chi tiết yếu tố nợ
TK có	Nhập thông tin định khoản hàng hóa nhập kho (thông tin có thể được cấu hình và lưu trữ tại danh mục Tài khoản kế toán ) bao gồm: Tài khoản có
Yếu tố có	Chi tiết yếu tố có
Diễn giải	Miêu tả nội dung hoặc lưu ý của mặt hàng đó trong phiếu nhập kho

Tạo mới một phiếu nhập kho

Đường dẫn: Trang chủ\Mua hàng - Kho\ Phiếu nhập kho

Bước 1: Bấm vào Thêm, xuất hiện hộp thoại lựa chọn chứng từ (đã được cấu hình sẵn trong hệ thống như phiếu nhập kho ( TS-TB ) hoặc phiếu nhập kho ( vật tư phụ tùng ), người dùng lựa chọn chứng từ phù hợp và bấm nút Thêm. Giao diện tạo phiếu nhập kho được hiển thị.

Ảnh minh họa: Giao diện tạo mới Phiếu nhập kho

Lớp thứ 1: Thông tin chung phiếu nhập kho

THÔNG TIN	DIỄN GIẢI
Mã chứng từ	Mô tả thông tin của chứng từ phiếu nhập kho ( căn cứ vào loại chứng từ được lựa chọn ban đầu mà hệ thống sẽ tự động sinh ra thông tin ) bao gồm: Mã: PN + số nguyên
Ngày chứng từ	Ngày: dd/mm/yyyy
Số chứng từ	Số : năm + tháng + số nguyên. Ví dụ: 23110009
Loại tiền	Lựa chọn loại tiền tệ được sử dụng để giao dịch trong hợp đồng (VND, USD,…)
Chứng từ gốc	Mô tả thông tin chứng từ gốc có trong phiếu nhập bao gồm: Tên chứng từ
Ngày chứng từ gốc	Ngày lập chứng từ
Mã đơn vị	Diễn tả thông tin về nơi nhập kho hàng hóa ( Có thể lựa chọn theo thông tin khách hàng hoặc nhà cung cấp đã được cấu hình trong hệ thống, hệ thống sẽ tự động sinh ra thông tin về điện thoại, mã liên hệ, người liên hệ, điện thoại liên hệ ) Mã NCC: NCC + số nguyên. Ví dụ: NCC0003
Tên đơn vị	Tên đơn vị nhập kho
Địa chỉ	Địa chỉ đơn vị nhập kho
Điện thoại	Số điện thoại liên lạc của đơn vị nhập kho
Mã liên hệ	Mô tả thông tin liên hệ của người đại diện phía công ty đặt hàng đứng ra để nhận hàng ( có thể được lựa chọn trong danh sách đã được cấu hình từ danh mục NCC hoặc danh mục Khách hàng ) bao gồm: Mã liên hệ
Người liên hệ	Tên người liên hệ
Điện thoại liên hệ	Số điện thoại của người liên hệ
Nội dung	Diễn giải thông tin mô tả phiếu nhập kho

Lớp thứ 2: Thông tin chi tiết mặt hàng/ dịch vụ

THÔNG TIN	DIỄN GIẢI
TSCĐ	Nhập thông tin loại tài sản cố định của hàng hóa nhập kho (có thể được cấu hình và lưu trữ trong hệ thống )
Mã hàng	Mô tả thông tin mặt hàng/dịch vụ được nhập kho (có thể được cấu hình và định nghĩa trong hệ thống theo yêu cầu của doanh nghiệp ) bao gồm Mã hàng hóa
Tên hàng	Tên hàng hóa
Đvt	Đơn vị tính.
SL	Nhập số lượng nhập kho hàng hóa
Đơn giá	Nhập giá trị của một mặt hàng
TT	Hiển thị tổng tiền của mặt hàng ( Số lượng * Đơn giá )
TK nợ	Nhập thông tin định khoản hàng hóa nhập kho ( thông tin có thể được cấu hình và lưu trữ tại danh mục Tài khoản kế toán ) bao gồm: Tài khoản nợ
Yếu tố nợ	Yếu tố nợ
TK có	Nhập thông tin định khoản hàng hóa nhập kho ( thông tin có thể được cấu hình và lưu trữ tại danh mục Tài khoản kế toán ) bao gồm: Tài khoản có
Yếu tố có	Yếu tố có
Diễn giải	Nhập thông tin lưu ý của mặt hàng trong phiếu nhập kho

Bước 2: Sau khi hoàn thành việc nhập thông tin phiếu nhập kho , bấm Lưu để lưu phiếu nhập kho.

Người dùng cũng có thể tham chiếu thông tin từ một đơn hàng mua hàng đã lập để giảm thiểu thời gian nhập liệu cũng như tăng tính chính xác cho phiếu nhập kho được lập bằng cách sau:

Bước 1: Tại giao diện tạo mới phiếu nhập kho, nháy đúp chuột vào biểu tượng để chọn đơn hàng mua hàng cần tham chiếu.

Ảnh minh họa: Giao diện chọn phiếu PO hiện ra khi bấm “Chọn” trong PN

Chú thích: người dùng có thể bấm chọn ở ô (1) để chọn toàn bộ đơn hàng có trong danh sách hiển thị hoặc lựa chọn lần lượt từng đơn hàng mua hàng ở (2) để tham chiếu.

Lưu ý:

-Một đơn hàng mua hàng CHỈ có thể được tham chiếu đến một phiếu nhập kho nhưng một phiếu nhập kho có thể tham chiếu đến MỘT hoặc NHIỀU đơn hàng mua hàng .

-Nếu phiếu nhập kho tham chiếu đến nhiều hơn một đơn hàng mua hàng thì số đơn hàng được tham chiếu phải được lập từ cùng một đơn vị.

Bước 2: Nháy đúp chuột chọn một hoặc nhiều đơn hàng mua hàng cần tham chiếu. Sau đó bấm chọn biểu tượng để xác nhận.

Kết quả, các trường thông tin bao gồm Thông tin đơn vị, Thông tin người liên hệ, Thông tin hàng hóa nhập kho (mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền ) sẽ tự động được sinh ra.

Ảnh minh họa: Kết quả sau khi chọn đơn hàng mua hàng (PO) trên giao diện phiếu nhập kho

Lưu ý:

• Trong một số trường hợp, từ một đơn hàng mua hàng người dùng có thể chia việc nhập kho thành 2 hoặc nhiều đợt. Số lượng hàng hóa được nhập kho không được lớn hơn số lượng hàng hóa của đơn hàng mua hàng.

• Nếu số lượng hàng hóa trong phiếu nhập kho bằng với số lượng hàng hóa trong đơn hàng mua hàng thì dữ liệu đơn hàng mua hàng không còn trong phiếu nhập kho để tham chiếu trong tương lai.

• Nếu số lượng hàng hóa trong phiếu nhập kho nhỏ hơn với số lượng hàng hóa trong đơn hàng mua hàng thì dữ liệu đơn hàng mua hàng (PO) vẫn còn trong phiếu nhập kho tiếp theo.

Trong trường hợp người dùng muốn lập nhiều phiếu nhập kho cùng một lúc, có thể tiến hành thao tác trên hệ thống theo hướng dẫn tại đây

Ảnh minh họa: Giao diện tập tin Excel mẫu

Tập tin Excel mẫu mà hệ thống cung cấp có tổng cộng 17 cột, chứa các trường thông tin giống như trong giao diện Tạo mới phiếu nhập kho, bao gồm 3 trường thông tin chính là Thông tin chứng từ, Thông tin chung phiếu nhập kho ( thông tin đơn vị, người liên hệ ) và Thông tin chi tiết mặt hàng/ dịch vụ.

Lưu ý: Các trường thông tin cần phải được nhập đúng như định dạng của hệ thống và số chứng từ ở các phiếu nhập kho không được trùng lặp với nhau. Nếu không, hệ thống sẽ báo lỗi và dữ liệu sẽ không thể được nhập vào hệ thống.

-Mã chứng từ: PN + số nguyên

-Ngày PN: dd/mm/yyyy

-Số PN: năm + tháng + số nguyên

-Mã đơn vị: mã đơn vị được nhập phải trùng với thông tin đã được cấu hình trong hệ thống

-Mã hàng: mã hàng được nhập phải trùng với thông tin được cấu hình danh mục hàng hóa của hệ thống.