Đề nghi xuất kho
Last updated
Last updated
Lập các đề nghị xuất kho tài sản, vật tư.
Theo dõi trạng thái và quy trình phê duyệt giữa các phòng ban từ lúc bắt đầu lập đến khi hoàn thành nhằm đảm bảo đề nghị được thực hiện đúng thời hạn.
Lưu trữ những đề nghị đã được lập nhằm phục vụ cho công tác truy vấn sau này.
Đường dẫn: Trang chủ / Mua hàng- kho / Đề nghị xuất kho.
Lớp thứ 1: Thể hiện tình trạng đơn đề nghị xuất kho
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Tất cả
Hiển thị toàn bộ đề nghị đã được lập bao gồm các đề nghị chưa được gửi duyệt, chưa duyệt, đã duyệt hoặc đã từ chối
Chờ bạn duyệt
Hiển thị toàn bộ đề nghị đang đợi được phê duyệt
Đang xử lý
Hiển thị toàn bộ đề nghị đang trong quá trình phê duyệt bởi các bộ phận có trong quy trình duyệt
Đã hoàn tất
Hiển thị toàn bộ đề nghị đã được phê duyệt sau khi người dùng ( cấp độ/bậc) cao nhất phê duyệt và kết thúc quy trình
Lớp thứ 2: Bộ thao tác giúp người dùng lọc và tìm kiếm các đề nghị xuất kho
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Hiển thị toàn bộ đề nghị xuất kho đã lập trong phạm vi khoảng thời gian được nhập
Hiển thị toàn bộ đề nghị xuất kho đã được lập trong năm hiện tại.
Nhập số chứng từ, nhà cung cấp, nội dung cần tìm và hệ thống sẽ hiển thị các đề nghị chứa thông tin liên quan.
Lớp thứ 3: Thông tin chung tổng quan đơn đề nghị
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Lập mới một đề nghị xuất kho
In đơn đề nghị xuất kho với nhiều định dạng (PDF, Web Archive, CSV,...)
Xuất ra danh sách theo định dạng Excel các đề nghị xuất kho đang hiển thị theo phạm vi tìm kiếm của người dùng
Cung cấp mẫu (template) chứa các cột thông tin có sẵn phục vụ công tác nhập dữ liệu nhanh vào hệ thống.
Nhập dữ liệu các đề nghị xuất kho từ mẫu mặc định của hệ thống.
Lập nhanh thêm một đề nghị xuất kho mới có cùng nội dung với đề nghị mà người dùng đã chọn.
Hỗ trợ nhân bản đơn đề nghị đang trong quá trình phê duyệt và người tạo đơn muốn điều chỉnh nhưng lưu trữ lại phiếu đầu ( không thể chỉnh sửa).
Trường hợp sử dụng: Người tạo đơn muốn chỉnh sửa phiếu tuy nhiên phiếu đang trong quá trình phê duyệt (bước 2 hoặc bước bất kỳ), nhưng theo hoạt động của hệ thống thì người nào duyệt rồi thì Bỏ duyệt hết thì tới người tạo phiếu mới được chỉnh sửa phiếu. Người tạo phiếu có thể bấm nút Revise để nhân bản và chỉnh sửa ngay cho chạy quy trình lại. Còn đối với phiếu cũ sẽ dùng để lưu trữ
Nhấn chọn vào biểu tượng để chạy quy trình phê duyệt từ người lập phiếu.
Nhấn chọn vào biểu tượng nếu người dùng được phân quyền duyệt đồng ý với đề nghị xuất kho đã được lập
Nhấn chọn vào biểu tượng nếu người dùng thay đổi quyết định ban đầu và không muốn duyệt đề nghị
Nhấn chọn vào biểu tượng trong trường hợp phát hiện lỗi sai trong đề nghị xuất kho hoặc một số lí do khách quan khác.
Phiếu sẽ trả về bước trước đó trong quy trình phê duyệt.
Nhấn chọn vào biểu tượng để từ chối phê duyệt và kết thúc quy trình
Nhấn chọn vào biểu tượng nếu người duyệt muốn thay đổi quyết định ban đầu sau khi xem xét và muốn đơn đề nghị xuất kho đó được tiếp tục thực hiện trong quy trình
Hiển thị thông tin chi tiết đề nghị xuất kho đã lập
Chỉnh sửa hoặc cập nhật thông tin đề nghị xuất kho đã lập.
Xóa đề nghị xuất kho đã lập
Lưu ý: trường hợp đề nghị xuất kho đã được gửi duyệt hoặc là dữ liệu tham chiếu đến các phân hệ, chức năng khác thì không thể xóa được.
Nhấn chọn vào biểu tượng để nhận xét hoặc để lại bình luận về đề nghị xuất kho được lập
Hiển thị trạng thái quy trình phê duyệt giúp người dùng có thể theo dõi chi tiết tình trạng của đề nghị xuất kho đã lập.
Lưu ý: Tùy theo trạng thái duyệt của đề nghị mà chức năng sẽ hiển thị 3 màu sắc khác nhau.
Mục Quy trình, là nơi hiển thị thông tin về tình trạng đơn đề nghị, bao gồm Bước duyệt, trạng thái duyệt, tên người thực hiện, Ngày và thời gian thực hiện, Ý kiến của người thực hiện.
Mục Lịch sử, là nơi lưu trữ nhật ký ghi lại các hành động được thực hiện trong đơn đề nghị bao gồm Hành động thực hiện, Người thực hiện, Thời gian thực hiện.
Cả 2 mục thông tin đều hỗ trợ xuất tệp tin PDF nhằm phục vụ công tác theo dõi và đối chiếu.
Thông tin các phiếu đề nghị xuất kho
Mô tả thông tin tổng quan các phiếu đề nghị xuất kho đã lập bao gồm các trường thông tin: Thông tin chứng từ (Mã chứng từ, số chứng từ, ngày chứng từ, chứng từ gốc, ngày chứng từ gốc ), Thông tin người lập đề nghị ( tên người lập, Phòng ban, đơn vị trực thuộc )
Lớp thứ 4: Thể hiện thông tin tiết khi người dùng chọn vào một trong những đề nghị xuất kho đã lập ở trên "lớp thứ 3"
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Mã hàng
Mã hàng hóa
Tên hàng
Tên hàng hóa
Đvt
Đơn vị tính
SL
Hiển thị số lượng của hàng hóa được đề nghị xuất kho
Diễn giải
Miêu tả nội dung hoặc những lưu ý của mặt hàng đó trong đề nghị xuất kho đã lập
Sau khi đã hoàn tất thiết lập quy trình, thao tác lập đề nghị xuất kho có thể được tiến hành như sau:
Truy cập đường dẫn: Trang chủ\ Mua hàng- kho\ Đề nghị xuất kho.
Bước 1: Bấm vào Thêm, xuất hiện hộp thoại lựa chọn chứng từ (đã được cấu hình sẵn trong hệ thống là Đề nghị xuất kho TS-TB hoặc Đề nghị xuất kho vật tư-phụ tùng,…), người dùng lựa chọn chứng từ phù hợp và bấm nút Thêm. Giao diện tạo đơn đề nghị được hiển thị.
Lớp thứ 1: Thông tin chung đề nghị xuất kho ( bảng diễn giải bên dưới) bao gồm:
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Mã chứng từ
Mô tả thông tin của chứng từ đề nghị ( căn cứ vào loại chứng từ được lựa chọn ban đầu mà hệ thống sẽ tự động sinh ra thông tin ) bao gồm:
Mã chứng từ: MR + số nguyên
Ngày chứng từ
Ngày: dd/mm/yyyy
Số chứng từ
Số chứng từ: năm + tháng + số nguyên. Ví dụ:23110009
Loại tiền
Lựa chọn loại tiền tệ được sử dụng để giao dịch trong đề nghị (VND, USD,…)
Nội dung
Diễn giải thông tin mô tả đề nghị xuất kho.
Lớp thứ 2: Thông tin chi tiết mặt hàng, dịch vụ.
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Mã hàng
Mã hàng hóa
Tên hàng
Tên hàng hóa
Đvt
Đơn vị tính
SL
Nhập số lượng hàng hóa cần xuất kho
Diễn giải
Nhập thông tin lưu ý của mặt hàng trong đơn đề nghị
Lớp thứ 3: Tập tin đính kèm
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Nhấn chọn biểu tượng để tải lên các tập tin, tài liệu đính kèm liên quan đến đề nghị xuất kho đang lập. Các định dạng tập tin cho phép bao gồm: .xls; .xlsx; .doc; .docx; .ppt; .pptx; .pdf; .txt; .rtf; .jpg; .png; .gif; .bmp; .mmap
Nhấn vào biểu tượng để đính kèm đường dẫn, nơi lưu trữ các tập tin, chứng từ, tài liệu liên quan đến đơn hàng đang được lập
Sau khi hoàn thành thông tin đơn đề nghị, bấm nút Lưu để lưu đơn đề nghị.
Lưu ý: Nếu quy trình ban đầu được cấu hình chức năng gửi duyệt, đơn đề nghị xuất kho sau khi được bấm Lưu sẽ chỉ được phê duyệt khi bấm Gửi duyệt. Ngược lại, nếu không cấu hình chức năng gửi duyệt, đơn đề nghị sẽ tự động chạy theo quy trình đã cấu hình và gửi đến người có quyền phê duyệt.
Bước 2: Sau khi kiểm tra thông tin đề nghị xuất kho không có gì sai sót, nhấn chọn đề nghị vừa tạo và bấm nút Gửi duyệt
Tập tin Excel mẫu mà hệ thống cung cấp có tổng cộng 15 cột, chứa các trường thông tin giống như trong giao diện Tạo mới đề nghị xuất kho, bao gồm 3 trường thông tin chính là Thông tin người lập đề nghị, Thông tin chung đề nghị xuất kho và Thông tin chi tiết mặt hàng/ dịch vụ.
Lưu ý: Các trường thông tin cần phải được nhập đúng như định dạng của hệ thống và số chứng từ ở các đơn đề nghị không được trùng lặp với nhau. Nếu không, hệ thống sẽ báo lỗi và dữ liệu sẽ không thể được nhập vào hệ thống.
-Mã chứng từ: MR + số nguyên
-Ngày: dd/mm/yyyy
-Số: năm + tháng + số nguyên
-Mã NCC: NCC + số nguyên
-Mã hàng: mã hàng được nhập phải trùng với thông tin được cấu hình danh mục hàng hóa của hệ thống.
- Màu xám là đề nghị chưa được gửi duyệt và chưa được áp dụng quy trình nghiệp vụ
- Màu đỏ là đang trong quá trình xử lý phê duyệt mặc dù bước đó người dùng có quyền duyệt và đã duyệt thì phiếu vẫn màu đỏ do còn đợi người dùng khác có trong quy trình thực hiện phê duyệt
- Màu xanh là đề nghị đã được người dùng cuối trong quy trình phê duyệt hoàn tất quy trình
Khi bấm vào biểu tượng ,
Hiển thị thông tin sản phẩm có trong đề nghị (có thể được cấu hình sẵn trong ) bao gồm
Lưu ý: Cấu hình quy trình đề nghị xuất kho (Nếu có). Tham khảo các bước thực hiện
Mô tả thông tin mặt hàng/dịch vụ được đề nghị xuất kho (có thể được cấu hình và định nghĩa trong hệ thống tại ) bao gồm:
Trong trường hợp người dùng muốn tạo nhiều đề nghị xuất kho cùng một lúc, có thể tiến hành thao tác trên hệ thống theo hướng dẫn .
Sau khi hoàn tất thiết lập phiếu đề nghị xuất kho, người dùng có thể thực hiện các thao tác như Duyệt đề nghị, Trả lại đề nghị, Từ chối đề nghị theo như hướng dẫn
