Phiếu xuất hàng trả NCC
Mục tiêu chức năng:
Quản lý và theo dõi các phiếu đã lập để trả lại hàng hóa cho nhà cung cấp khi hàng hóa không đúng chất lượng.
Lưu trữ các phiếu đã được lập nhằm phục vụ cho công việc truy vấn nhập hàng hóa vào Kho.
Tổng quan giao diện chức năng phiếu xuất trả hàng nhà cung cấp
Đường dẫn: Trang chủ\Mua hàng - Kho\ Phiếu xuất trả hàng NCC
Lớp thứ 1: Bộ thao tác có chức năng lọc và tìm kiếm các phiếu xuất trả hàng
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Hiển thị toàn bộ phiếu đã được lập trong phạm vi khoảng thời gian được nhập.
Hiển thị toàn bộ phiếu trong năm hiện tại, bao gồm các phiếu chưa được gửi duyệt, chưa duyệt, đã duyệt hoặc đã từ chối
Nhập số chứng từ, nhà cung cấp, nội dung cần tìm và hệ thống sẽ hiển thị các phiếu chứa thông tin liên quan.
Lớp thứ 2: Thông tin tổng quan phiếu xuất trả hàng
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Lập mới một phiếu trả hàng NCC
In phiếu xuất trả hàng tới nhà cung cấp với nhiều định dạng (PDF, Web Archive, CSV,...)
Xuất danh sách theo định dạng excel các phiếu trả hàng đang hiển thị theo phạm vi tìm kiếm của người dùng
Cung cấp mẫu (template) chứa các cột thông tin có sẵn phục vụ công tác nhập dữ liệu nhanh vào hệ thống.
Nhập dữ liệu các phiếu trả hàng nhà cung cấp từ mẫu mặc định vào hệ thống.
Lập nhanh thêm một phiếu xuất trả hàng NCC mới có cùng nội dung với phiếu mà người dùng đã chọn
Hiển thị thông tin chi tiết phiếu đã lập
Chỉnh sửa hoặc cập nhật thông tin phiếu xuất trả hàng đã lập.
Bấm chọn để xóa phiếu xuất trả hàng nhà cung cấp đã lập
Thông tin các phiếu xuất trả hàng nhà cung cấp được lập
Hiển thị thông tin tổng quan mô tả các phiếu được lập bao gồm Thông tin chứng từ (Mã chứng từ, số chứng từ, ngày chứng từ), Thông tin hóa đơn(Số hóa đơn, ngày hóa đơn), Thông tin đơn vị (Tên đơn vị, liên hệ ), Thông tin chứng từ gốc ( Số chứng từ gốc, chứng từ tham chiếu), Nội dung, Thông tin hàng hóa (Tiền hàng, thuế VAT, Tổng tiền )
Lớp thứ 3: Thể hiện thông tin chi tiết khi người dùng bấm chọn vào một trong những phiếu xuất trả hàng nhà cung cấp đã lập ở trên “Lớp thứ 2”
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Mã hàng
Hiển thị thông tin hàng hóa có trong phiếu xuất trả hàng (có thể được cấu hình sẵn trong danh mục Hàng hóa) bao gồm:
Mã hàng hóa
Tên hàng
Tên hàng hóa
Đvt
Đơn vị tính
SL
Hiển thị thông tin số lượng của hàng hóa được điều chuyển
Tỷ giá
Hiển thị tỷ giá chênh lệch giữa loại tiền tệ được sử dụng trong phiếu và ngoại tệ
ĐG
Hiển thị thông tin giá trị của một mặt hàng
Đơn giá NTệ
Hiển thị giá trị của một mặt hàng ở đơn vị ngoại tệ
Tiền
Hiển thị tổng giá trị của hàng hóa ( Đơn giá * Số lượng )
Tiền NTệ
Hiển thị tổng giá trị của hàng hóa ở đơn vị ngoại tệ
Diễn giải
Miêu tả nội dung hoặc lưu ý của hàng hóa đó trong phiếu trả hàng
Thao tác trên hệ thống tạo mới một phiếu xuất trả hàng nhà cung cấp.
Đường dẫn: Trang chủ\Mua hàng - Kho\ Phiếu xuất trả hàng NCC
Bước 1: Bấm vào Thêm, giao diện tạo phiếu xuất trả hàng được hiển thị.
Lớp thứ 1: Thông tin chung phiếu xuất trả hàng NCC
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Mã chứng từ
Mô tả thông tin của chứng từ của phiếu xuất trả hàng NCC ( căn cứ vào loại chứng từ được lựa chọn ban đầu mà hệ thống sẽ tự động sinh ra thông tin) gồm:
Mã: XT + số nguyên
Ngày chứng từ
Ngày: dd/mm/yyyy
Số chứng từ
Số : năm + tháng + số nguyên. VD:23110009
Loại tiền
Lựa chọn loại tiền tệ được sử dụng để giao dịch trong hợp đồng (VND, USD,…)
Mẫu hóa đơn
Mô tả thông tin hóa đơn có trong phiếu xuất trả hàng bao gồm:
Mẫu hóa đơn
Số seri
Số seri
Số hóa đơn
Số hóa đơn
Ngày hóa đơn
Ngày hóa đơn
Chứng từ gốc
Mô tả thông tin chứng từ gốc được lập có trong phiếu
Mã NCC
Diễn tả thông tin về nơi hàng hóa được trả về
Lưu ý: Có thể lựa chọn theo thông tin nhà cung cấp đã được cấu hình trong hệ thống, hệ thống sẽ tự động sinh ra thông tin bao gồm:
Mã NCC: NCC+ số nguyên
Tên nhà cung cấp
Tên nhà cung cấp
Mã số thuế
Mã số thuế
Địa chỉ
Địa chỉ nhà cung cấp
Điện thoại
Số điện thoại
Mã liên hệ
Mô tả thông tin liên hệ của người đại diện phía nhà cung cấp đứng ra để nhận hàng hóa được trả về (có thể được lựa chọn trong danh sách đã được cấu hình từ danh mục NCC) bao gồm:
Mã liên hệ của người đại diện
Người liên hệ
Tên người liên hệ
Điện thoại liên hệ
Số điện thoại
Nội dung
Diễn giải thông tin mô tả phiếu xuất trả hàng nhà cung cấp
Lớp thứ 2: Thông tin chi tiết hàng hóa/ dịch vụ
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Mã hàng
Mô tả thông tin hàng hóa được trả về ( có thể được cấu hình và định nghĩa trong hệ thống theo yêu cầu của doanh nghiệp ) bao gồm:
Mã hàng hóa
Tên hàng
Tên hàng hóa
Đvt
Đơn vị tính
TK có
Nhập thông tin định khoản hàng hóa (có thể được cấu hình tại danh mục Tài khoản kế toán của hệ thống) bao gồm:
Tài khoản có
Kho xuất
Kho xuất
SL
Nhập số lượng hàng hóa được trả về
Đơn giá
Nhập giá trị của một mặt hàng
Tiền
Hiển thị tổng giá trị của mặt hàng ( Số lượng * Đơn giá )
TK Nợ
Nhập thông tin định khoản hàng hóa (có thể được cấu hình tại danh mục Tài khoản kế toán của hệ thống) bao gồm:
tài khoản nợ
Yếu tố ĐƯ
Yếu tố đối ứng
Diễn giải
Nhập thông tin lưu ý của mặt hàng trong phiếu điều chuyển
Chốt giá
Bấm chọn trong trường hợp có những thỏa thuận về giá với nhà cung cấp đối với hàng hóa được trả về
Lớp thứ 3: Thông tin hạch toán kế toán
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
TK nợ
Trong nghiệp vụ hạch toán kế toán được lập đối với hàng hóa được trả về nhà cung cấp, nhập thông tin bao gồm ( có thể được cấu hình và lưu trữ tại danh mục Tài khoản kế toán của hệ thống):
Tài khoản nợ
Yếu tố nợ
Yếu tố nợ
TK có
Trong nghiệp vụ hạch toán kế toán được lập đối với hàng hóa được trả về nhà cung cấp, nhập thông tin bao gồm ( có thể được cấu hình và lưu trữ tại danh mục Tài khoản kế toán của hệ thống):
Tài khoản có
Yếu tố có
Yếu tố có
Tiền
Nhập thông tin số tiền cần hạch toán trong phiếu trả hàng
Diễn giải
Nhập nội dung mô tả nghiệp vụ hạch toán kế toán trong phiếu trả hàng
Tiền hàng
Nhập số tiền của hàng hóa cần trả về nhà cung cấp
Tên đơn vị
Nhập thông tin đơn vị nơi hàng hóa được trả về
Loại SXKD
Nhập thông tin về loại hình sản xuất kinh doanh của đơn vị nơi hàng hóa được trả về
Bước 2: Sau khi hoàn thành việc nhập thông tin phiếu xuất trả hàng nhà cung cấp, bấm Lưu để lưu phiếu
Người dùng cũng có thể tham chiếu thông tin từ một đơn hàng mua hàng đã lập để giảm thiểu thời gian nhập liệu cũng như tăng tính chính xác cho hóa đơn được lập bằng cách sau:
Tại giao diện tạo mới Phiếu xuất trả hàng NCC, nháy đúp chuột vào biểu tượng
Theo vận hành của hệ thống, khi bấm Chọn, dữ liệu sẽ tham chiếu từ hóa đơn mua hàng. (*)
(*): Người dùng lựa chọn hóa đơn mua hàng cần tham chiếu, hệ thống sẽ tự động sinh ra thông tin khi tạo mới phiếu xuất trả hàng NCC.
Trong trường hợp người dùng muốn lập nhiều phiếu xuất trả hàng cùng một lúc, có thể tiến hành thao tác trên hệ thống theo như hướng dẫn tại đây.
Tập tin Excel mẫu mà hệ thống cung cấp có tổng cộng 36 cột, chứa các trường thông tin giống như trong giao diện Tạo mới phiếu xuất trả hàng nhà cung cấp, bao gồm 3 trường thông tin chính là Thông tin chứng từ, Thông tin chung phiếu trả hàng ( thông tin đơn vị, người liên hệ, Loại tiền ) và Thông tin chi tiết hàng hóa trả về.
Lưu ý: Các trường thông tin cần phải được nhập đúng như định dạng của hệ thống và số chứng từ ở các phiếu xuất trả hàng nhà cung cấp không được trùng lặp với nhau. Nếu không, hệ thống sẽ báo lỗi và dữ liệu sẽ không thể được nhập vào hệ thống.
Mã chứng từ: XT + số nguyên
Ngày chứng từ: dd/mm/yyyy
Số chứng từ: năm + tháng + số nguyên
Mã NCC: NCC + số nguyên
Mã hàng: mã hàng được nhập phải trùng với thông tin được cấu hình danh mục hàng hóa của hệ thống.
Last updated