Phiếu xuất kho Tài sản - thiết bị

Mục tiêu chính chức năng:

• Lập các phiếu xuất kho tài sản, thiết bị.

• Theo dõi trạng thái và quy trình phê duyệt giữa các phòng ban từ lúc bắt đầu lập đến khi hoàn thành nhằm đảm bảo phiếu xuất kho được thực hiện đúng thời hạn.

• Lưu trữ những phiếu đã được lập nhằm phục vụ cho việc truy vấn sau này.

Tổng quan giao diện chức năng Phiếu xuất kho TS-TB

Đường dẫn: Trang chủ / Mua hàng- kho / Phiếu xuất kho TS-TB.

Ảnh minh họa: Giao diện chức năng phiếu xuất kho TS-TB

Lớp thứ 1: Bộ thao tác giúp người dùng lọc và tìm kiếm các phiếu xuất kho tài sản, thiết bị

THÔNG TIN	DIỄN GIẢI
	Hiển thị toàn bộ phiếu xuất kho đã lập trong phạm vi khoảng thời gian được nhập.
	Hiển thị toàn bộ phiếu xuất kho đã được lập trong năm hiện tại.
	Nhập số chứng từ, nhà cung cấp, nội dung cần tìm và hệ thống sẽ hiển thị các phiếu chứa thông tin liên quan.

Lớp thứ 2: Thông tin chung tổng quan phiếu xuất kho

THÔNG TIN	DIỄN GIẢI
	Lập mới một phiếu xuất kho tài sản, thiết bị
	Xuất ra danh sách theo định dạng Excel các phiếu xuất kho đang hiển thị theo phạm vi tìm kiếm của người dùng
	Cung cấp mẫu (template) chứa các cột thông tin có sẵn phục vụ công tác nhập dữ liệu nhanh vào hệ thống.
	Nhập dữ liệu các phiếu xuất kho từ mẫu mặc định của hệ thống.
	Lập nhanh thêm một phiếu xuất kho mới có cùng nội dung với phiếu mà người dùng đã chọn.
	Hiển thị thông tin chi tiết phiếu xuất kho đã lập
	Chỉnh sửa hoặc cập nhật thông tin phiếu xuất kho đã lập.
	Xóa phiếu xuất kho đã lập
	Nhấn chọn vào biểu tượng để nhận xét hoặc để lại bình luận về phiếu xuất kho được lập
	Hiển thị trạng thái quy trình phê duyệt giúp người dùng có thể theo dõi chi tiết tình trạng của phiếu xuất kho đã lập. Lưu ý: Tùy theo trạng thái duyệt của phiếu mà chức năng sẽ hiển thị 3 màu sắc khác nhau. - Màu xám là phiếu chưa được gửi duyệt và chưa được áp dụng quy trình nghiệp vụ - Màu đỏ là đang trong quá trình xử lý phê duyệt mặc dù bước đó người dùng có quyền duyệt và đã duyệt thì phiếu vẫn màu đỏ do còn đợi người dùng khác có trong quy trình thực hiện phê duyệt - Màu xanh là phiếu đã được người dùng cuối trong quy trình phê duyệt hoàn tất quy trình Khi bấm vào biểu tượng , Mục Quy trình, là nơi hiển thị thông tin về tình trạng phiếu, bao gồm Bước duyệt, trạng thái duyệt, tên người thực hiện, Ngày và thời gian thực hiện, Ý kiến của người thực hiện. Mục Lịch sử, là nơi lưu trữ nhật ký ghi lại các hành động được thực hiện trong phiếu bao gồm Hành động thực hiện, Người thực hiện, Thời gian thực hiện. Cả 2 mục thông tin đều hỗ trợ xuất tệp tin PDF nhằm phục vụ công tác theo dõi và đối chiếu.
Thông tin các phiếu phiếu xuất kho đã lập	Mô tả thông tin tổng quan các phiếu phiếu xuất kho đã lập bao gồm các trường thông tin: Thông tin chứng từ (Mã chứng từ, số chứng từ, ngày chứng từ, chứng từ gốc, ngày chứng từ gốc, chứng từ tham chiếu ), Thông tin đơn vị ( Tên đơn vị, Tên người liên hệ), Nội dung, Trạng thái duyệt của phiếu (Nếu chức năng có cấu hình quy trình )

Lớp thứ 3: Thể hiện thông tin tiết khi người dùng chọn vào một trong những phiếu xuất kho đã lập ở trên “Lớp thứ 2”.

THÔNG TIN	DIỄN GIẢI
Mã hàng	Hiển thị thông tin sản phẩm có trong phiếu (có thể được cấu hình sẵn trong danh mục Hàng hóa) bao gồm: Mã hàng hóa
Tên hàng	Tên hàng hóa
Đvt	Đơn vị tính
SL	Hiển thị số lượng của hàng hóa được phiếu xuất kho
ĐG	Hiển thị giá trị của một hàng hóa được xuất kho
TT	Hiển thị tổng giá trị của hàng hóa được xuất kho ( Công thức: Số lượng* Đơn giá)
TK nợ	Nhập thông tin định khoản hàng hóa xuất kho (thông tin có thể được cấu hình và lưu trữ tại danh mục Tài khoản kế toán ) bao gồm: Tài khoản nợ
Yếu tố nợ	Yếu tố nợ
TK có	Nhập thông tin định khoản hàng hóa xuất kho (thông tin có thể được cấu hình và lưu trữ tại danh mục Tài khoản kế toán ) bao gồm: Tài khoản có
Yếu tố có	Yếu tố có
Diễn giải	Miêu tả nội dung hoặc những lưu ý của mặt hàng đó trong phiếu xuất kho đã lập.

Tạo mới một phiếu xuất kho TS-TB

Đường dẫn: Trang chủ\ Mua hàng- kho\ Phiếu xuất kho TS-TB.

Bước 1: Bấm chọn Thêm và giao diện tạo phiếu xuất kho được hiển thị.

Ảnh minh họa: Giao diện tạo mới Phiếu xuất kho TS-TB

Lớp thứ 1: Thông tin chung phiếu xuất kho ( bảng diễn giải bên dưới ) bao gồm:

THÔNG TIN	DIỄN GIẢI
Mã chứng từ	Mô tả thông tin của chứng từ của phiếu xuất kho được lập ( căn cứ vào loại chứng từ được lựa chọn ban đầu mà hệ thống sẽ tự động sinh ra thông tin ) bao gồm: Mã: PX + số nguyên
Ngày chứng từ	Ngày: dd/mm/yyyy
Số chứng từ	Số : năm + tháng + số nguyên. Ví dụ: 23110009
Loại tiền	Lựa chọn loại tiền tệ được sử dụng để giao dịch trong phiếu (VND, USD,…)
Nội dung	Diễn giải thông tin mô tả phiếu xuất kho.

Lớp thứ 2: Thông tin chi tiết mặt hàng, dịch vụ.

THÔNG TIN	DIỄN GIẢI
Mã hàng	Mô tả thông tin mặt hàng/dịch vụ trong phiếu xuất kho (có thể được cấu hình và định nghĩa trong hệ thống theo yêu cầu của doanh nghiệp ) bao gồm: Mã hàng hóa
Tên hàng	Tên hàng hóa
Đvt	Đơn vị tính
SL	Nhập số lượng hàng hóa cần xuất kho
Diễn giải	Nhập thông tin lưu ý của mặt hàng trong phiếu xuất kho

Lớp thứ 3: Tập tin đính kèm

THÔNG TIN	DIỄN GIẢI
	Nhấn chọn biểu tượng để tải lên các tập tin, tài liệu đính kèm liên quan đến phiếu xuất kho đang lập. Các định dạng tập tin cho phép bao gồm: .xls; .xlsx; .doc; .docx; .ppt; .pptx; .pdf; .txt; .rtf; .jpg; .png; .gif; .bmp; .mmap
	Nhấn vào biểu tượng để đính kèm đường dẫn, nơi lưu trữ các tập tin, chứng từ, tài liệu liên quan đến đơn hàng đang được lập

Bước 2: Sau khi hoàn thành thông tin phiếu xuất kho, bấm nút Lưu để lưu phiếu xuất kho.

Người dùng cũng có thể tham chiếu thông tin từ một Đề nghị xuất kho (MR) hoặc Phiếu báo sự cố (JO) đã lập để giảm thiểu thời gian nhập liệu cũng như tăng tính chính xác cho đơn hàng được lập bằng cách sau:

Bước 1: Tại giao diện tạo mới đơn hàng mua hàng, nháy đúp chuột vào biểu tượng để chọn đề nghị xuất kho (MR) hoặc phiếu báo sự cố (JO) cần tham chiếu.

Ảnh minh họa: Giao diện chọn phiếu JO hoặc MR hiện ra khi bấm “Chọn” trong PX

Chú thích: Người dùng có thể bấm chọn ở ô (1) để chọn toàn bộ đề nghị có trong danh sách hiển thị để tham chiếu hoặc lựa chọn lần lượt từng đề nghị mua hàng ở (2) để tham chiếu.

Lưu ý:

-Một phiếu báo sự cố (JO) hoặc Đề nghị xuất kho (MR) CHỈ có thể được tham chiếu đến MỘT phiếu xuất kho TS-TB (PX) nhưng một Phiếu xuất kho TS-TB (PX) có thể tham chiếu đến MỘT hoặc NHIỀU phiếu báo sự cố (JO) hoặc Đề nghị xuất kho (MR).

-Nếu Phiếu xuất kho tham chiếu đến nhiều hơn MỘT đề nghị xuất kho hoặc phiếu báo sự cố thì những chứng từ được tham chiếu phải được lập từ cùng một đơn vị, phòng ban, bộ phận.

Bước 2: Nháy đúp chuột chọn một hoặc nhiều chứng từ cần tham chiếu. Sau đó bấm chọn biểu tượng để xác nhận.

Kết quả, trường thông tin Thông tin hàng hóa xuất kho (mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn vị tính, thông tin nợ/có, số lượng tồn, số lượng cần, đơn giá, tiền ) sẽ tự động được sinh ra.

Ảnh minh họa: Kết quả sau khi chọn 2 phiếu đề nghị xuất kho trên giao diện Phiếu xuất kho TS-TB

Trong trường hợp người dùng muốn tạo nhiều phiếu xuất kho cùng một lúc, có thể tiến hành thao tác trên hệ thống theo hướng dẫn tại đây.

Ảnh minh họa: Giao diện tập tin excel mẫu

Tập tin Excel mẫu mà hệ thống cung cấp có tổng cộng 17 cột, chứa các trường thông tin giống như trong giao diện Tạo mới phiếu xuất kho, bao gồm 3 trường thông tin chính là Thông tin người lập phiếu, Thông tin chung phiếu xuất kho và Thông tin chi tiết mặt hàng/ dịch vụ.

Lưu ý: Các trường thông tin cần phải được nhập đúng như định dạng của hệ thống và số chứng từ ở các phiếu không được trùng lặp với nhau. Nếu không, hệ thống sẽ báo lỗi và dữ liệu sẽ không thể được nhập vào hệ thống.

-Mã chứng từ: PX + số nguyên

-Ngày: dd/mm/yyyy

-Số: năm + tháng + số nguyên

-Mã hàng: mã hàng được nhập phải trùng với thông tin được cấu hình danh mục hàng hóa của hệ thống.