Phiếu điều chuyển kho

Mục tiêu chức năng:

• Lập các phiếu điều chuyển tài sản-thiết bị và vật tư qua các địa điểm kho lưu trữ khác nhau.

• Theo dõi trạng thái xử lý và quy trình phê duyệt giữa các phòng ban từ khi bắt đầu lập phiếu đến lúc hoàn thành nhằm đảm bảo phiếu điều chuyển kho được thực hiện đúng thời hạn.

• Lưu trữ các phiếu đã được lập nhằm phục vụ cho công việc truy vấn sau này.

Giao diện tổng quan chức năng phiếu điều chuyển kho

Đường dẫn: Trang chủ\Mua hàng - Kho\ Phiếu điều chuyển kho

Ảnh minh họa: Giao diện chức năng Phiếu điều chuyển kho

Lớp thứ 1: Bộ thao tác có chức năng lọc và tìm kiếm các phiếu điều chuyển kho

THÔNG TIN	DIỄN GIẢI
	Hiển thị toàn bộ phiếu đã được lập trong phạm vi khoảng thời gian được nhập.
	Hiển thị toàn bộ phiếu trong năm hiện tại, bao gồm các phiếu chưa được gửi duyệt, chưa duyệt, đã duyệt hoặc đã từ chối
	Nhập số chứng từ, nhà cung cấp, nội dung cần tìm và hệ thống sẽ hiển thị các phiếu chứa thông tin liên quan.

Lớp thứ 2: Thông tin tổng quan phiếu điều chuyển kho

THÔNG TIN	DIỄN GIẢI
	Lập mới một phiếu điều chuyển kho
	In phiếu điều chuyển kho với nhiều định dạng (PDF, Web Archive, CSV,...)
	Xuất danh sách theo định dạng excel các phiếu điều chuyển kho đang hiển thị theo phạm vi tìm kiếm của người dùng
	Cung cấp mẫu (template) chứa các cột thông tin có sẵn phục vụ công tác nhập dữ liệu nhanh vào hệ thống.
	Nhập dữ liệu các phiếu điều chuyển kho từ mẫu mặc định vào hệ thống.
	Lập nhanh thêm một phiếu điều chuyển kho mới có cùng nội dung với phiếu mà người dùng đã chọn
	Hiển thị thông tin chi tiết phiếu điều chuyển kho đã lập
	Chỉnh sửa hoặc cập nhật thông tin phiếu điều chuyển kho đã lập.
	Bấm chọn để xóa phiếu điều chuyển kho đã lập
Thông tin các phiếu điều chuyển kho được lập	Hiển thị thông tin tổng quan mô tả các phiếu được lập bao gồm Thông tin chứng từ (Mã chứng từ, số chứng từ, ngày chứng từ), Thông tin đơn vị (Tên đơn vị, liên hệ ), Thông tin chứng từ gốc ( Số chứng từ gốc, chứng từ tham chiếu), Nội dung, Thông tin điều động (Số lệnh điều động, ngày điều động )

Lớp thứ 3: Thể hiện thông tin chi tiết khi người dùng bấm chọn vào một trong những phiếu điều chuyển kho đã lập ở trên "lớp thứ 2".

THÔNG TIN	DIỄN GIẢI
Mã hàng	Hiển thị thông tin sản phẩm có trong phiếu điều chuyển kho (có thể được cấu hình sẵn trong danh mục Hàng hóa) bao gồm Mã hàng hóa
Tên hàng	Tên hàng hóa
Đvt	Đơn vị tính
SL	Hiển thị thông tin số lượng của hàng hóa được điều chuyển
ĐG	Hiển thị thông tin giá trị của một mặt hàng
TT	Hiển thị tổng giá trị của hàng hóa ( Đơn giá * Số lượng )
TK xuất	Nhập thông tin xuất kho hàng hóa điều chuyển (thông tin có thể được cấu hình và lưu trữ tại danh mục Tài khoản kế toán ) bao gồm: Tài khoản xuất
Kho xuất	Kho xuất
TK nhập	Nhập thông tin nhập kho của hàng hóa điều chuyển ( thông tin có thể được cấu hình và lưu trữ tại danh mục Tài khoản kế toán ) bao gồm: Tài khoản nhập
Kho nhập	kho nhập
Diễn giải	Miêu tả nội dung hoặc lưu ý của mặt hàng đó trong phiếu điều chuyển.

Thao tác trên hệ thống tạo mới một phiếu điều chuyển kho.

Đường dẫn: Trang chủ\Mua hàng - Kho\ Phiếu điều chuyển kho

Bước 1: Bấm vào Thêm, giao diện tạo phiếu điều chuyển kho được hiển thị.

Ảnh minh họa: Giao diện tạo mới Phiếu điều chuyển kho

Lớp thứ 1: Thông tin chung phiếu điều chuyển kho

THÔNG TIN	DIỄN GIẢI
Mã chứng từ	Mô tả thông tin của chứng từ phiếu điều chuyển kho ( căn cứ vào loại chứng từ được lựa chọn ban đầu mà hệ thống sẽ tự động sinh ra thông tin ) bao gồm: -Mã: DC + số nguyên
Ngày chứng từ	-Ngày: dd/mm/yyyy
Số chứng từ	-Số : năm + tháng + số nguyên. Ví dụ: 23110009
Loại tiền	Lựa chọn loại tiền tệ được sử dụng để giao dịch trong hợp đồng (VND, USD,…)
Số lệnh điều động	Nhập thông tin lệnh điều động để chuyển hàng hóa từ nơi này qua nơi khác bao gồm: Số lệnh điều động
Ngày lệnh điều động	Ngày lệnh điều động
Chứng từ gốc	Mô tả thông tin chứng từ gốc có trong phiếu nhập bao gồm: Tên chứng từ
Ngày chứng từ gốc	Ngày lập chứng từ
Mã đơn vị	Diễn tả thông tin về nơi hàng hóa được điều chuyển ( Có thể lựa chọn theo thông tin khách hàng hoặc nhà cung cấp đã được cấu hình trong hệ thống, hệ thống sẽ tự động sinh ra thông tin về điện thoại, mã liên hệ, người liên hệ, điện thoại liên hệ ) Mã đơn vị: NCC + số nguyên. Ví dụ: NCC0003
Tên đơn vị	Tên đơn vị giao nhận
Địa chỉ	Địa chỉ đơn vị
Điện thoại	số điện thoại đơn vị
Mã liên hệ	Mô tả thông tin liên hệ của người đại diện phía công ty đối tác đứng ra để nhận hàng hóa điều chuyển kho (có thể được lựa chọn trong danh sách đã được cấu hình từ danh mục NCC hoặc danh mục Khách hàng) bao gồm: Mã liên hệ
Người liên hệ	Người liên hệ
Điện thoại liên hệ	Số điện thoại liên hệ
Phương tiện vận chuyển	Nhập thông tin phương tiện vận chuyển hàng hóa (xe tải, xe van ...)
Nội dung	Diễn giải thông tin mô tả phiếu điều chuyển kho

Lớp thứ 2: Thông tin chi tiết mặt hàng/ dịch vụ

THÔNG TIN	DIỄN GIẢI
Mã hàng	Mô tả thông tin mặt hàng/tài sản được điều chuyển (có thể được cấu hình và định nghĩa trong hệ thống theo yêu cầu của doanh nghiệp ) bao gồm: Mã hàng hóa
Tên hàng	Tên hàng hóa
Đvt	Đơn vị tính
TK xuất	Nhập thông tin định khoản của hàng hóa điều chuyển (có thể được cấu hình tại danh mục Tài khoản kế toán của hệ thống) bao gồm: Tài khoản xuất
Kho xuất	Kho xuất
SL tồn	Hiển thị số lượng còn tồn của hàng hóa ở trong kho
SL	Nhập số lượng hàng hóa được điều chuyển
Đơn giá	Nhập giá trị của một mặt hàng
TT	Hiển thị tổng giá trị của mặt hàng (Số lượng * Đơn giá )
TK Nhập	Nhập thông tin nhập kho của hàng hóa (có thể được cấu hình tại danh mục Tài khoản kế toán của hệ thống) bao gồm: Tài khoản nhập
Kho nhập	Kho nhập
Diễn giải	Nhập thông tin lưu ý của mặt hàng trong phiếu điều chuyển

Bước 2: Sau khi hoàn thành việc nhập thông tin phiếu điều chuyển kho, bấm Lưu để lưu phiếu

Trong trường hợp người dùng muốn lập nhiều phiếu điều chuyển kho cùng một lúc, có thể tiến hành thao tác trên hệ thống theo hướng dẫn tại đây.

Ảnh minh họa: Giao diện tập tin Excel mẫu

Tập tin Excel mẫu mà hệ thống cung cấp có tổng cộng 14 cột, chứa các trường thông tin giống như trong giao diện Tạo mới phiếu điều chuyển kho, bao gồm 3 trường thông tin chính là Thông tin chứng từ, Thông tin chung phiếu điều chuyển kho ( thông tin đơn vị, người liên hệ, Loại tiền ) và Thông tin chi tiết hàng hóa.

Lưu ý: Các trường thông tin cần phải được nhập đúng như định dạng của hệ thống và số chứng từ ở các phiếu điều chuyển kho không được trùng lặp với nhau. Nếu không, hệ thống sẽ báo lỗi và dữ liệu sẽ không thể được nhập vào hệ thống.

• Mã chứng từ: DC + số nguyên

• Ngày chứng từ: dd/mm/yyyy

• Số chứng từ: năm + tháng + số nguyên

• Mã đơn vị: mã đơn vị được nhập phải trùng với thông tin đã được cấu hình trong hệ thống

• Mã hàng: mã hàng được nhập phải trùng với thông tin được cấu hình danh mục hàng hóa của hệ thống.