Khu vực

Mục tiêu chức năng

• Đảm bảo các tài sản trong một khu vực cụ thể được bảo trì đúng thời hạn và đúng quy trình.

• Theo dõi trạng thái xử lý và quy trình phê duyệt giữa các phòng ban từ khi bắt đầu lập kế hoạch bảo trì đến lúc hoàn thành nhằm đảm bảo kế hoạch bảo trì được thực hiện đúng thời hạn.

• Lưu trữ các kế hoạch bảo trì đã được thiết lập nhằm phục vụ công việc truy vấn sau này.

Ảnh minh họa: Chức năng lập kế hoạch bảo trì định kỳ ( khu vực )

Thao tác trên hệ thống chức năng Kế hoạch bảo trì định kỳ ( khu vực )

Truy cập đường dẫn: Trang chủ\ Kế hoạch bảo trì - định kỳ ( khu vực )

Ảnh minh họa: Giao diện chính chức năng Kế hoạch bảo trì định kỳ ( khu vực )

Lớp thứ 1: Bộ lọc hiển thị trạng thái các kế hoạch bảo trì được lập

THÔNG TIN	DIỄN GIẢI
Tất cả	Hiển thị toàn bộ đề nghị đã được lập bao gồm các đề nghị chưa được gửi duyệt, chưa duyệt, đã duyệt hoặc đã từ chối
Chờ bạn duyệt	Hiển thị toàn bộ đề nghị đang đợi được phê duyệt
Đang xử lý	Hiển thị toàn bộ đề nghị đang trong quá trình phê duyệt bởi các bộ phận có trong quy trình duyệt
Đã hoàn tất	Hiển thị toàn bộ đề nghị đã được phê duyệt sau khi người dùng (cấp độ/bậc) cao nhất phê duyệt và kết thúc quy trình

Lớp thứ 2: Bộ thao tác giúp người dùng lọc và tìm kiếm các kế hoạch bảo trì được lập

THÔNG TIN	DIỄN GIẢI
	Hiển thị toàn bộ các kế hoạch bảo trì đã lập trong phạm vi khoảng thời gian được nhập
	Hiển thị toàn bộ các kế hoạch bảo trì đã được lập trong năm hiện tại.
	Nhập số chứng từ, nhà cung cấp, nội dung cần tìm và hệ thống sẽ hiển thị các đề nghị chứa thông tin liên quan.

Lớp thứ 3: Thông tin chung tổng quan đơn đề nghị

THÔNG TIN	DIỄN GIẢI
	Lập mới một kế hoạch bảo trì
	Xuất ra danh sách theo định dạng Excel các kế hoạch bảo trì đang hiển thị theo phạm vi tìm kiếm của người dùng
	Lập nhanh thêm một kế hoạch bảo trì mới có cùng nội dung với đề nghị mà người dùng đã chọn.
	Hỗ trợ nhân bản đơn đề nghị đang trong quá trình phê duyệt và người tạo đơn muốn điều chỉnh nhưng lưu trữ lại phiếu đầu ( không thể chỉnh sửa). Trường hợp sử dụng: Người tạo đơn muốn chỉnh sửa phiếu tuy nhiên phiếu đang trong quá trình phê duyệt (bước 2 hoặc bước bất kỳ) nhưng theo hoạt động của hệ thống thì người nào duyệt rồi thì Bỏ duyệt hết thì tới người tạo phiếu mới được chỉnh sửa phiếu. Người tạo phiếu có thể bấm nút Revise để nhân bản và chỉnh sửa ngay cho chạy quy trình lại. Còn đối với phiếu cũ sẽ dùng để lưu trữ
	Nhấn chọn vào biểu tượng nếu người dùng được phân quyền duyệt đồng ý với đề nghị mua hàng đã được lập
	Nhấn chọn vào biểu tượng nếu người dùng thay đổi quyết định ban đầu và không muốn duyệt đề nghị
	Nhấn chọn vào biểu tượng trong trường hợp phát hiện lỗi sai trong kế hoạch bảo trì hoặc một số lí do khách quan khác.Người dùng lựa chọn bước trả lại phiếu
	Nhấn chọn vào biểu tượng để từ chối phê duyệt và kết thúc quy trình
	Nhấn chọn vào biểu tượng nếu người duyệt muốn thay đổi quyết định ban đầu sau khi xem xét và muốn kế hoạch bảo trì đó được tiếp tục thực hiện trong quy trình
	Hiển thị thông tin chi tiết kế hoạch bảo trì đã lập
	Chỉnh sửa hoặc cập nhật thông tin kế hoạch bảo trì đã lập.
	Xóa kế hoạch bảo trì đã lập Lưu ý: trường hợp kế hoạch bảo trì đã được gửi duyệt hoặc là dữ liệu tham chiếu đến các phân hệ, chức năng khác thì không thể xóa được.
	Nhấn chọn vào biểu tượng để nhận xét hoặc để lại bình luận về đề nghị mua hàng được lập
	Hiển thị các chứng từ, tài liệu đính kèm liên quan đến đơn đề nghị
	Hiển thị trạng thái quy trình phê duyệt giúp người dùng có thể theo dõi chi tiết tình trạng của đề nghị mua hàng đã lập. Lưu ý: Tùy theo trạng thái duyệt của đề nghị mà chức năng sẽ hiển thị 3 màu sắc khác nhau. - Màu xám là đề nghị chưa được gửi duyệt và chưa được áp dụng quy trình nghiệp vụ - Màu đỏ là đang trong quá trình xử lý phê duyệt mặc dù bước đó người dùng có quyền duyệt và đã duyệt thì phiếu vẫn màu đỏ do còn đợi người dùng khác có trong quy trình thực hiện phê duyệt - Màu xanh là đề nghị đã được người dùng cuối trong quy trình phê duyệt hoàn tất quy trình Khi bấm vào biểu tượng , Mục Quy trình, là nơi hiển thị thông tin về tình trạng đơn đề nghị, bao gồm Bước duyệt, trạng thái duyệt, tên người thực hiện, Ngày và thời gian thực hiện, Ý kiến của người thực hiện. Mục Lịch sử, là nơi lưu trữ nhật ký ghi lại các hành động được thực hiện trong đơn đề nghị bao gồm Hành động thực hiện, Người thực hiện, Thời gian thực hiện. Cả 2 mục thông tin đều hỗ trợ xuất tệp tin PDF nhằm phục vụ công tác theo dõi và đối chiếu.

Lớp thứ 3: Thông tin chi tiết về kế hoạch bảo trì được lập, được phân chia thành 2 trường thông tin chính là chi tiết Công việc trong kế hoạch bảo trì và Vật tư phục vụ công tác bảo trì.

THÔNG TIN	DIỄN GIẢI
Công việc bảo trì
Stt	Mô tả thứ tự thực hiện công việc trong kế hoạch bảo trì được lập
Công việc	Mô tả thông tin công việc thực hiện trong kế hoạch bảo trì, sửa chữa
Đạt	Mô tả trạng thái công việc thực hiện trong kế hoạch bảo trì
Không đạt
Thông tin vật tư
Tên vật tư	Mô tả thông tin vật tư cần thiết cho công việc bảo trì, sửa chữa (có thể được cấu hình và lưu trữ trong hệ thống tại danh mục Vật tư- phụ tùng ) bao gồm: Tên vật tư
Mã vật tư	Mã vật tư.
Đvt	Đơn vị tính.
SL tồn	Mô tả số lượng vật tư còn lại ở trong kho lưu trữ
SL cần	Mô tả số lượng vật tư cần thiết cho công việc bảo trì, sửa chữa
Đơn giá	Mô tả đơn giá của một vật tư, phụ tùng
Tiền	Mô tả tổng số tiền cần thanh toán cho vật tư, phụ tùng đó ( Công thức: Đơn giá * số lượng cần)
Diễn giải	Mô tả nội dung, ý kiến của người thực hiện công việc bảo trì, sửa chữa về vật tư, phụ tùng đó.

Lưu ý: Cấu hình quy trình kế hoạch bảo trì định kỳ trước khi tạo mới một đề nghị. Tham khảo các bước thực hiện tại đây

Sau khi hoàn tất thiết lập quy trình, thao tác lập kế hoạch bảo trì định kỳ (khu vực ) có thể được tiến hành như sau

Bước 1: Truy cập đường dẫn: Trang chủ\ Trang chủ\ Kế hoạch bảo trì định kỳ (khu vực). Giao diện chức năng lập Kế hoạch bảo trì định kỳ (khu vực ) sẽ xuất hiện, phân chia thành 6 lớp thông tin.

Bước 2: Bấm chọn vào biểu tượng để lập mới Kế hoạch bảo trì định kỳ (khu vực )

Người dùng có thể cuộn con trỏ chuột xuống để thấy toàn bộ các trường thông tin còn lại trong chức năng lập mới Kế hoạch bảo trì định kỳ ( khu vực )

Ảnh minh họa: Chức năng lập mới kế hoạch bảo trì định kỳ ( khu vực )

Lớp thứ 1: Thông tin tổng quan kế hoạch bảo trì định kỳ ( khu vực )

THÔNG TIN	DIỄN GIẢI
Mã chứng từ	Mô tả thông tin của kế hoạch bảo trì được lập: Mã: JP + số nguyên
Ngày chứng từ	Ngày: dd/mm/yyyy
Số chứng từ	Số : năm + tháng + số nguyên. VD:23110009
Người lập	Thông tin người lập kế hoạch bảo trì tự động được sinh ra ( Căn cứ vào thông tin người dùng đăng nhập vào hệ thống và thao tác chức năng ) bao gồm: Tên người dùng
Đơn vị	Đơn vị trực thuộc
Phòng ban	Phòng ban
Bộ phận	Bộ phận
Loại bảo trì định kỳ	Nháy đúp chuột vào biểu tượng để lựa chọn loại hình bảo trì định kỳ ( Thông tin về loại hình bảo trì có thể được cấu hình trong danh mục Loại bảo trì định kỳ )
Nội dung	Diễn giải thông tin mô tả kế hoạch bảo trì của khu vực chỉ định

Lớp thứ 2: Thiết lập lịch bảo trì và nháy đúp chuột vào thanh công cụ , xuất hiện hộp thoại thiết lập lịch biểu cũng như thời gian bảo trì.

Ảnh minh họa: Hộp thoại thiết lập lịch bảo trì định kỳ

THÔNG TIN	DIỄN GIẢI
Ngày bắt đầu	Nháy đúp chuột vào biểu tượng để chọn ngày bắt đầu thực hiện kế hoạch bảo trì định kỳ.
Lặp lại mỗi	Người dùng lựa chọn số lần lặp lại kế hoạch bảo trì ( theo tuần, tháng, năm ). Ví dụ: số lần là 2 và lặp lại theo năm, hệ thống sẽ ghi nhận lặp lại 2 năm một lần
Lặp lại vào thứ	- Trường hợp lặp lại theo Tuần, người dùng lựa chọn từ thứ 2 đến Chủ nhật ( tùy theo như số lần lặp lại kế hoạch bảo trì được thiết lập ở trên ). - Trường hợp lặp lại theo Tháng, người dùng lựa chọn ngày lặp từ ngày 1 đến ngày 31 hoặc bấm chọn Ngày cuối tháng ( hệ thống sẽ tự động ghi nhận lặp lại vào ngày 30 hoặc 31, tùy theo tháng lựa chọn). - Trường hợp lặp lại theo Năm, hệ thống sẽ ghi nhận số lần lặp lại theo năm như đã thiết lập ở trên và người dùng không phải nhập gì thêm.
Kết thúc vào ngày	Tại đây, người dùng có thể lựa chọn 2 cách kết thúc kế hoạch bảo trì. - Kết thúc theo ngày: Nháy đúp chuột vào biểu tượng để chọn ngày kết thúc kế hoạch bảo trì định kỳ. Khi đến ngày chỉ định, hệ thống sẽ tự động kết thúc kế hoạch bảo trì định kỳ. - Kết thúc theo số lần lặp: Người dùng nhập số lượng lần lặp cho kế hoạch bảo trì được lập. Khi số lần lặp đã được thực hiện đủ, hệ thống sẽ tự động kết thúc kế hoạch bảo trì định kỳ.
Sau
	Nháy đúp chuột vào biểu tượng để xóa các thiết lập lịch biểu của kế hoạch bảo trì
	Nháy đúp chuột vào biểu tượng để lưu thông tin lịch biểu của kế hoạch bảo trì được lập.
	Nháy đúp chuột vào biểu tượng để hủy các thiết lập lịch biểu của kế hoạch bảo trì định kỳ.

• Lớp thứ 3: Thiết lập người dùng tham gia xử lý kế hoạch bảo trì khu vực.

THÔNG TIN	DIỄN GIẢI
Thực hiện	Chọn người sẽ đảm nhận thực hiện công việc bảo trì định kỳ.
Kiểm tra	Chọn người đảm nhận công việc kiểm tra các đầu việc mà người thực hiện đã hoàn thành.
Giám sát	Chọn người giám sát toàn bộ quá trình làm việc của người thực hiện và người kiểm tra.

Lớp thứ 4: Chi tiết công việc thực hiện trong kế hoạch bảo trì. Nháy đúp chuột vào biểu tượng để thêm mới một công việc trong kế hoạch bảo trì.

THÔNG TIN	DIỄN GIẢI
Stt	Mô tả số thứ tự của công việc thực hiện.
Công việc	Mô tả nội dung công việc thực hiện.
Đạt	Mô tả trạng thái đạt của công việc trong kế hoạch bảo trì định kỳ được lập
Không đạt	Mô tả trạng thái không đạt của công việc trong kế hoạch bảo trì định kỳ được lập

• Lớp thứ 5: Chi tiết vật tư cần thiết cho kế hoạch bảo trì định kỳ. Nháy đúp chuột vào biểu tượng để thêm mới vật tư phục cho kế hoạch bảo trì được lập.

THÔNG TIN	DIỄN GIẢI
Mã vật tư	Mô tả thông tin vật tư cần thiết cho kế hoạch bảo trì được lập (có thể được cấu hình và lưu trữ tại danh mục Vật tư- phụ tùng ) bao gồm: Mã vật tư; Tên vật tư; Đơn vị tính.
Tên vật tư	Tên vật tư
Đvt	Đơn vị tính.
Tài khoản	Nhập thông tin tài khoản kế toán dùng để hạch toán ( có thể được khai báo và cấu hình tại danh mục kế toán ). Trong đó, yếu tố nợ 1, 2 tương ứng với một điều kiện để hạch toán. Điều kiện đó có thể bao gồm: chi phí, chính sách bảo hành, sổ sách,...
Yếu tố nợ 1
Yếu tố nợ 2
Số lượng tồn	Mô tả số lượng còn tồn ở trong kho của vật tư được chọn (thông tin tự động được sinh ra sau khi người dùng lựa chọn vật tư, phụ tùng theo yêu cầu của kế hoạch bảo trì )
Số lượng	Nhập số lượng cần thiết của vật tư được chọn, phục vụ kế hoạch bảo trì định kỳ
Đơn giá	Nhập thông tin giá trị của một vật tư được chọn
Tiền	Mô tả tổng tiền của vật tư được chọn (Công thức: Đơn giá * Số lượng cần )
Diễn giải	Nhập nội dung, lưu ý của vật tư được chọn.

• Lớp thứ 6: Hỗ trợ đính kèm tập tin và đường dẫn liên quan.

THÔNG TIN	DIỄN GIẢI
	Nhấn chọn biểu tượng để tải lên các tập tin, tài liệu đính kèm liên quan đến kế hoạch bảo trì định kỳ đang lập. Các định dạng tập tin cho phép bao gồm: .xls; .xlsx; .doc; .docx; .ppt; .pptx; .pdf; .txt; .rtf; .jpg; .png; .gif; .bmp; .mmap
	Nhấn vào biểu tượng để đính kèm đường dẫn, nơi lưu trữ các tập tin, chứng từ, tài liệu liên quan đến kế hoạch bảo trì định kỳ đang được lập.

Sau khi hoàn thành việc nhập thông tin kế hoạch bảo trì định kỳ , bấm Lưu để lưu kế hoạch bảo trì đã lập.

Lưu ý: Nếu quy trình ban đầu được cấu hình chức năng gửi duyệt, kế hoạch bảo trì sau khi được bấm Lưu sẽ chỉ được phê duyệt khi người có quyền duyệt bấm Gửi duyệt. Ngược lại, nếu không cấu hình chức năng gửi duyệt, kế hoạch bảo trì sẽ tự động chạy theo quy trình đã cấu hình và gửi đến người có quyền phê duyệt.

Bước 2: Sau khi kiểm tra thông tin kế hoạch bảo trì định kỳ không có gì sai sót, nhấn chọn kế hoạch bảo trì vừa tạo và bấm nút Gửi duyệt.

Ảnh minh họa: chức năng gửi duyệt kế hoạch bảo trì định kỳ ( khu vực )

Sau khi hoàn tất tạo một kế hoạch bảo trì định kỳ Khu vực , người dùng có thể thực hiện các thao tác như Duyệt đề nghị, Trả lại đề nghị, Từ chối đề nghị theo như hướng dẫn thực hiện quy trình riêng biệt cho kế hoạch bảo trì định kỳ tại đây