Tài sản - Thiết bị
Last updated
Last updated
● Thiết lập thời gian bảo trì định trì từng tài sản, thiết bị hiện có của doanh nghiệp.
● Theo dõi trạng thái xử lý và quy trình phê duyệt giữa các phòng ban từ khi bắt đầu lập kế hoạch bảo trì đến lúc hoàn thành nhằm đảm bảo kế hoạch bảo trì được thực hiện đúng thời hạn.
● Lưu trữ các kế hoạch bảo trì đã được thiết lập nhằm phục vụ công việc truy vấn sau này.
Truy cập đường dẫn: Trang chủ\ Kế hoạch bảo trì - định kỳ ( TS-TB )
Lớp thứ 1: Bộ lọc hiển thị trạng thái các kế hoạch bảo trì được lập
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Tất cả
Hiển thị toàn bộ đề nghị đã được lập bao gồm các đề nghị chưa được gửi duyệt, chưa duyệt, đã duyệt hoặc đã từ chối
Chờ bạn duyệt
Hiển thị toàn bộ đề nghị đang đợi được phê duyệt
Đang xử lý
Hiển thị toàn bộ đề nghị đang trong quá trình phê duyệt bởi các bộ phận có trong quy trình duyệt
Đã hoàn tất
Hiển thị toàn bộ đề nghị đã được phê duyệt sau khi người dùng (cấp độ/bậc) cao nhất phê duyệt và kết thúc quy trình
Lớp thứ 2: Bộ thao tác giúp người dùng lọc và tìm kiếm các kế hoạch bảo trì được lập
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Hiển thị toàn bộ các kế hoạch bảo trì đã lập trong phạm vi khoảng thời gian được nhập
Hiển thị toàn bộ các kế hoạch bảo trì đã được lập trong năm hiện tại.
Nhập số chứng từ, nhà cung cấp, nội dung cần tìm và hệ thống sẽ hiển thị các đề nghị chứa thông tin liên quan.
Lớp thứ 3: Thông tin chung tổng quan đơn đề nghị
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Lập mới một kế hoạch bảo trì
Xuất ra danh sách theo định dạng Excel các kế hoạch bảo trì đang hiển thị theo phạm vi tìm kiếm của người dùng
Lập nhanh thêm một kế hoạch bảo trì mới có cùng nội dung với đề nghị mà người dùng đã chọn.
Hỗ trợ nhân bản đơn đề nghị đang trong quá trình phê duyệt và người tạo đơn muốn điều chỉnh nhưng lưu trữ lại phiếu đầu ( không thể chỉnh sửa).
Trường hợp sử dụng: Người tạo đơn muốn chỉnh sửa phiếu tuy nhiên phiếu đang trong quá trình phê duyệt (bước 2 hoặc bước bất kỳ) nhưng theo hoạt động của hệ thống thì người nào duyệt rồi thì Bỏ duyệt hết thì tới người tạo phiếu mới được chỉnh sửa phiếu. Người tạo phiếu có thể bấm nút Revise để nhân bản và chỉnh sửa ngay cho chạy quy trình lại. Còn đối với phiếu cũ sẽ dùng để lưu trữ
Nhấn chọn vào biểu tượng nếu người dùng được phân quyền duyệt đồng ý với đề nghị mua hàng đã được lập
Nhấn chọn vào biểu tượng nếu người dùng thay đổi quyết định ban đầu và không muốn duyệt đề nghị
Nhấn chọn vào biểu tượng trong trường hợp phát hiện lỗi sai trong kế hoạch bảo trì hoặc một số lí do khách quan khác.Người dùng lựa chọn bước trả lại phiếu
Nhấn chọn vào biểu tượng để từ chối phê duyệt và kết thúc quy trình
Nhấn chọn vào biểu tượng nếu người duyệt muốn thay đổi quyết định ban đầu sau khi xem xét và muốn kế hoạch bảo trì đó được tiếp tục thực hiện trong quy trình
Hiển thị thông tin chi tiết kế hoạch bảo trì đã lập
Chỉnh sửa hoặc cập nhật thông tin kế hoạch bảo trì đã lập.
Xóa kế hoạch bảo trì đã lập
Lưu ý: trường hợp kế hoạch bảo trì đã được gửi duyệt hoặc là dữ liệu tham chiếu đến các phân hệ, chức năng khác thì không thể xóa được.
Nhấn chọn vào biểu tượng để nhận xét hoặc để lại bình luận về đề nghị mua hàng được lập
Hiển thị các chứng từ, tài liệu đính kèm liên quan đến đơn đề nghị
Hiển thị trạng thái quy trình phê duyệt giúp người dùng có thể theo dõi chi tiết tình trạng của đề nghị mua hàng đã lập.
Lưu ý: Tùy theo trạng thái duyệt của đề nghị mà chức năng sẽ hiển thị 3 màu sắc khác nhau.
Mục Quy trình, là nơi hiển thị thông tin về tình trạng đơn đề nghị, bao gồm Bước duyệt, trạng thái duyệt, tên người thực hiện, Ngày và thời gian thực hiện, Ý kiến của người thực hiện.
Mục Lịch sử, là nơi lưu trữ nhật ký ghi lại các hành động được thực hiện trong đơn đề nghị bao gồm Hành động thực hiện, Người thực hiện, Thời gian thực hiện.
Cả 2 mục thông tin đều hỗ trợ xuất tệp tin PDF nhằm phục vụ công tác theo dõi và đối chiếu.
Lớp thứ 3: Thông tin chi tiết về kế hoạch bảo trì được lập, được phân chia thành 2 trường thông tin chính là chi tiết Công việc trong kế hoạch bảo trì và Vật tư phục vụ công tác bảo trì.
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Công việc bảo trì
Stt
Mô tả thứ tự thực hiện công việc trong kế hoạch bảo trì được lập
Công việc
Mô tả thông tin công việc thực hiện trong kế hoạch bảo trì, sửa chữa
Đạt
Mô tả trạng thái công việc thực hiện trong kế hoạch bảo trì
Không đạt
Thông tin vật tư
Tên vật tư
Mô tả thông tin vật tư cần thiết cho công việc bảo trì, sửa chữa (có thể được cấu hình và lưu trữ trong hệ thống tại danh mục Vật tư- phụ tùng ) bao gồm: Tên vật tư, Mã vật tư, Đơn vị tính.
Mã vật tư
Đvt
SL tồn
Mô tả số lượng vật tư còn lại ở trong kho lưu trữ
SL cần
Mô tả số lượng vật tư cần thiết cho công việc bảo trì, sửa chữa
Đơn giá
Mô tả đơn giá của một vật tư, phụ tùng
Tiền
Mô tả tổng số tiền cần thanh toán cho vật tư, phụ tùng đó ( Công thức: Đơn giá * số lượng cần)
Diễn giải
Mô tả nội dung, ý kiến của người thực hiện công việc bảo trì, sửa chữa về vật tư, phụ tùng đó.
Lưu ý: Cấu hình quy trình kế hoạch bảo trì định kỳ trước khi tạo mới một đề nghị. Tham khảo các bước thực hiện tại đây
Truy cập đường dẫn: Trang chủ\ Bảo trì- sửa chữa\ Kế hoạch bảo trì định kỳ (TS-TB)
Giao diện chức năng lập Kế hoạch bảo trì định kỳ (TS-TB ) sẽ xuất hiện, phân chia thành 6 lớp thông tin.
Lớp thứ 1: Thông tin tổng quan kế hoạch bảo trì định kỳ ( TS-TB )
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Mã chứng từ
Mô tả thông tin của kế hoạch bảo trì được lập:
Mã: JP + số nguyên
Ngày chứng từ
Ngày: dd/mm/yyyy
Số chứng từ
Số : năm + tháng + số nguyên. VD:23110009
Người lập
Thông tin người lập kế hoạch bảo trì tự động được sinh ra ( Căn cứ vào thông tin người dùng đăng nhập vào hệ thống và thao tác chức năng ) bao gồm:
Tên người dùng
Đơn vị
Đơn vị trực thuộc
Phòng ban
Phòng ban
Bộ phận
Bộ phận
Loại bảo trì định kỳ
Nội dung
Diễn giải thông tin mô tả kế hoạch bảo trì của khu vực chỉ định
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Ngày bắt đầu
Lặp lại mỗi
Người dùng lựa chọn số lần lặp lại kế hoạch bảo trì ( theo tuần, tháng, năm ).
Ví dụ: số lần là 2 và lặp lại theo năm, hệ thống sẽ ghi nhận lặp lại 2 năm một lần
Lặp lại vào thứ
- Trường hợp lặp lại theo Tuần, người dùng lựa chọn từ thứ 2 đến Chủ nhật ( tùy theo như số lần lặp lại kế hoạch bảo trì được thiết lập ở trên ).
- Trường hợp lặp lại theo Tháng, người dùng lựa chọn ngày lặp từ ngày 1 đến ngày 31 hoặc bấm chọn Ngày cuối tháng ( hệ thống sẽ tự động ghi nhận lặp lại vào ngày 30 hoặc 31, tùy theo tháng lựa chọn).
- Trường hợp lặp lại theo Năm, hệ thống sẽ ghi nhận số lần lặp lại theo năm như đã thiết lập ở trên và người dùng không phải nhập gì thêm.
Kết thúc vào ngày
Tại đây, người dùng có thể lựa chọn 2 cách kết thúc kế hoạch bảo trì.
- Kết thúc theo số lần lặp: Người dùng nhập số lượng lần lặp cho kế hoạch bảo trì được lập. Khi số lần lặp đã được thực hiện đủ, hệ thống sẽ tự động kết thúc kế hoạch bảo trì định kỳ.
Sau
Nháy đúp chuột vào biểu tượng để xóa các thiết lập lịch biểu của kế hoạch bảo trì
Nháy đúp chuột vào biểu tượng để lưu thông tin lịch biểu của kế hoạch bảo trì được lập.
Nháy đúp chuột vào biểu tượng để hủy các thiết lập lịch biểu của kế hoạch bảo trì định kỳ.
Lớp thứ 3: Thiết lập người dùng tham gia xử lý kế hoạch bảo trì TS-TB.
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Thực hiện
Chọn người sẽ đảm nhận thực hiện công việc bảo trì định kỳ.
Kiểm tra
Chọn người đảm nhận công việc kiểm tra các đầu việc mà người thực hiện đã hoàn thành.
Giám sát
Chọn người giám sát toàn bộ quá trình làm việc của người thực hiện và người kiểm tra.
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Stt
Mô tả số thứ tự của công việc thực hiện.
Công việc
Mô tả nội dung công việc thực hiện.
Đạt
Mô tả trạng thái đạt của công việc trong kế hoạch bảo trì định kỳ được lập
Không đạt
Mô tả trạng thái không đạt của công việc trong kế hoạch bảo trì định kỳ được lập
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Mã vật tư
Mô tả thông tin vật tư cần thiết cho kế hoạch bảo trì được lập (có thể được cấu hình và lưu trữ tại danh mục Vật tư- phụ tùng ) bao gồm:
Mã vật tư; Tên vật tư; Đơn vị tính.
Tên vật tư
Tên vật tư
Đvt
Đơn vị tính.
Tài khoản
Nhập thông tin tài khoản kế toán dùng để hạch toán ( có thể được khai báo và cấu hình tại danh mục kế toán ). Trong đó, yếu tố nợ 1, 2 tương ứng với một điều kiện để hạch toán. Điều kiện đó có thể bao gồm: chi phí, chính sách bảo hành, sổ sách,...
Yếu tố nợ 1
Yếu tố nợ 2
Số lượng tồn
Mô tả số lượng còn tồn ở trong kho của vật tư được chọn (thông tin tự động được sinh ra sau khi người dùng lựa chọn vật tư, phụ tùng theo yêu cầu của kế hoạch bảo trì )
Số lượng
Nhập số lượng cần thiết của vật tư được chọn, phục vụ kế hoạch bảo trì định kỳ
Đơn giá
Nhập thông tin giá trị của một vật tư được chọn
Tiền
Mô tả tổng tiền của vật tư được chọn (Công thức: Đơn giá * Số lượng cần )
Diễn giải
Nhập nội dung, lưu ý của vật tư được chọn.
Lớp thứ 6: Hỗ trợ đính kèm tập tin và đường dẫn liên quan.
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Nhấn chọn biểu tượng để tải lên các tập tin, tài liệu đính kèm liên quan đến kế hoạch bảo trì định kỳ đang lập. Các định dạng tập tin cho phép bao gồm: .xls; .xlsx; .doc; .docx; .ppt; .pptx; .pdf; .txt; .rtf; .jpg; .png; .gif; .bmp; .mmap
Nhấn vào biểu tượng để đính kèm đường dẫn, nơi lưu trữ các tập tin, chứng từ, tài liệu liên quan đến kế hoạch bảo trì định kỳ đang được lập.
Sau khi hoàn thành việc nhập thông tin kế hoạch bảo trì định kỳ , bấm Lưu để lưu kế hoạch bảo trì đã lập.
Bước 2: Sau khi kiểm tra thông tin kế hoạch bảo trì định kỳ không có gì sai sót, nhấn chọn kế hoạch bảo trì vừa tạo và bấm nút Gửi duyệt.
Sau khi hoàn tất thiết lập một kế hoạch bảo trì định kỳ Tài sản-thiết bị, người dùng có thể thực hiện các thao tác như Duyệt đề nghị, Trả lại đề nghị, Từ chối đề nghị theo như hướng dẫn thực hiện quy trình riêng biệt cho kế hoạch bảo trì định kỳ tại đây
- Màu xám là đề nghị chưa được gửi duyệt và chưa được áp dụng quy trình nghiệp vụ
- Màu đỏ là đang trong quá trình xử lý phê duyệt mặc dù bước đó người dùng có quyền duyệt và đã duyệt thì phiếu vẫn màu đỏ do còn đợi người dùng khác có trong quy trình thực hiện phê duyệt
- Màu xanh là đề nghị đã được người dùng cuối trong quy trình phê duyệt hoàn tất quy trình
Khi bấm vào biểu tượng ,
Bước 1: Bấm chọn vào biểu tượng để lập mới Kế hoạch bảo trì định kỳ ( TS - TB )
Nháy đúp chuột vào biểu tượng để lựa chọn loại hình bảo trì định kỳ ( Thông tin về loại hình bảo trì có thể được cấu hình trong danh mục Loại bảo trì định kỳ )
Lớp thứ 2: Thiết lập lịch bảo trì và nháy đúp chuột vào thanh công cụ , xuất hiện hộp thoại thiết lập lịch biểu cũng như thời gian bảo trì.
Nháy đúp chuột vào biểu tượng để chọn ngày bắt đầu thực hiện kế hoạch bảo trì định kỳ.
- Kết thúc theo ngày: Nháy đúp chuột vào biểu tượng để chọn ngày kết thúc kế hoạch bảo trì định kỳ. Khi đến ngày chỉ định, hệ thống sẽ tự động kết thúc kế hoạch bảo trì định kỳ.
Lớp thứ 4: Chi tiết công việc thực hiện trong kế hoạch bảo trì. Nháy đúp chuột vào biểu tượng để thêm mới một công việc trong kế hoạch bảo trì.
Lớp thứ 5: Chi tiết vật tư cần thiết cho kế hoạch bảo trì định kỳ. Nháy đúp chuột vào biểu tượng để thêm mới vật tư phục cho kế hoạch bảo trì được lập.
