Bảo trì Khu vực
Last updated
Last updated
Hỗ trợ người dùng thực hiện công tác bảo trì Khu vực hiện có tại doanh nghiệp.
Hỗ trợ tham chiếu thông tin từ kế hoạch bảo trì Khu vực đã lập tại chức năng Kế hoạch bảo trì định kỳ (Khu vực )
Lưu trữ và hiển thị tất cả số lượng phiếu bảo trì tương ứng theo lịch biểu người dùng đã thiết lập trong phiếu bảo trì định kỳ (Khu vực ).
Truy cập đường dẫn: Trang chủ\ Phiếu bảo trì - định kỳ ( khu vực )
Lớp thứ 1: Bộ lọc hiển thị trạng thái các phiếu bảo trì được lập
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Tất cả
Hiển thị toàn bộ phiếu bảo trì đã được lập bao gồm các phiếu chưa được gửi duyệt, chưa duyệt, đã duyệt hoặc đã từ chối
Chờ bạn duyệt
Hiển thị toàn bộ phiếu bảo trì đang đợi được phê duyệt
Đang xử lý
Hiển thị toàn bộ phiếu bảo trì đang trong quá trình phê duyệt bởi các bộ phận có trong quy trình duyệt
Đã hoàn tất
Hiển thị toàn bộ phiếu đã được phê duyệt sau khi người dùng ( cấp độ/bậc) cao nhất phê duyệt và kết thúc quy trình
Lớp thứ 2: Thông tin tổng quan phiếu bảo trì được lập
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Hiển thị toàn bộ phiếu bảo trì đã được lập trong phạm vi khoảng thời gian được nhập
Lập mới một phiếu bảo trì định kỳ
Xuất ra danh sách theo định dạng Excel các kế hoạch bảo trì đang hiển thị theo phạm vi tìm kiếm của người dùng
Lập nhanh thêm một phiếu bảo trì mới có cùng nội dung với đề nghị mà người dùng đã chọn.
Hỗ trợ nhân bản đơn đề nghị đang trong quá trình phê duyệt và người tạo đơn muốn điều chỉnh nhưng lưu trữ lại phiếu đầu ( không thể chỉnh sửa).
Trường hợp sử dụng: Người tạo đơn muốn chỉnh sửa phiếu tuy nhiên phiếu đang trong quá trình phê duyệt (bước 2 hoặc bước bất kỳ) nhưng theo hoạt động của hệ thống thì người nào duyệt rồi thì Bỏ duyệt hết thì tới người tạo phiếu mới được chỉnh sửa phiếu. Người tạo phiếu có thể bấm nút Revise để nhân bản và chỉnh sửa ngay cho chạy quy trình lại. Còn đối với phiếu cũ sẽ dùng để lưu trữ
Nhấn chọn vào biểu tượng nếu người dùng được phân quyền duyệt đồng ý với đề nghị đã được lập
Bấm vào biểu tượng để thực hiện các công việc bảo trì đã được lên kế hoạch
Bấm vào biểu tượng để cập nhật tình trạng công việc bảo trì.
Nhấn chọn vào biểu tượng nếu người dùng thay đổi quyết định ban đầu và không muốn duyệt đề nghị
Nhấn chọn vào biểu tượng trong trường hợp phát hiện lỗi sai trong kế hoạch bảo trì hoặc một số lí do khách quan khác.Người dùng lựa chọn bước trả lại phiếu
Nhấn chọn vào biểu tượng để từ chối phê duyệt và kết thúc quy trình
Nhấn chọn vào biểu tượng nếu người duyệt muốn thay đổi quyết định ban đầu sau khi xem xét và muốn kế hoạch bảo trì đó được tiếp tục thực hiện trong quy trình
Hiển thị thông tin chi tiết phiếu bảo trì đã lập
Chỉnh sửa hoặc cập nhật thông tin phiếu bảo trì đã lập.
Xóa phiếu bảo trì đã lập
Lưu ý: trường hợp phiếu bảo trì đã được gửi duyệt hoặc là dữ liệu tham chiếu đến các phân hệ, chức năng khác thì không thể xóa được.
Nhấn chọn vào biểu tượng để nhận xét hoặc để lại bình luận về đề nghị mua hàng được lập
Hiển thị các chứng từ, tài liệu đính kèm liên quan đến đơn đề nghị
Hiển thị trạng thái quy trình phê duyệt giúp người dùng có thể theo dõi chi tiết tình trạng của đề nghị mua hàng đã lập.
Lưu ý: Tùy theo trạng thái duyệt của đề nghị mà chức năng sẽ hiển thị 3 màu sắc khác nhau.
Mục Quy trình, là nơi hiển thị thông tin về tình trạng đơn đề nghị, bao gồm Bước duyệt, trạng thái duyệt, tên người thực hiện, Ngày và thời gian thực hiện, Ý kiến của người thực hiện.
Mục Lịch sử, là nơi lưu trữ nhật ký ghi lại các hành động được thực hiện trong đơn đề nghị bao gồm Hành động thực hiện, Người thực hiện, Thời gian thực hiện.
Cả 2 mục thông tin đều hỗ trợ xuất tệp tin PDF nhằm phục vụ công tác theo dõi và đối chiếu.
Lớp thứ 3: Thông tin chi tiết về phiếu bảo trì được lập, được phân chia thành 2 trường thông tin chính là chi tiết Công việc trong phiếu bảo trì và Vật tư phục vụ công tác bảo trì.
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Công việc bảo trì
Stt
Mô tả thứ tự thực hiện công việc trong phiếu bảo trì được lập
Công việc
Mô tả thông tin công việc thực hiện trong phiếu bảo trì, sửa chữa
Đạt
Mô tả trạng thái công việc thực hiện trong phiếu bảo trì
Không đạt
Thông tin vật tư
Tên vật tư
Mô tả thông tin vật tư cần thiết cho công việc bảo trì, sửa chữa (có thể được cấu hình và lưu trữ trong hệ thống tại danh mục Vật tư- phụ tùng) bao gồm:
Tên vật tư, Mã vật tư, Đơn vị tính.
Mã vật tư
Mã vật tư, Đơn vị tính.
Đvt
Đơn vị tính.
SL tồn
Mô tả số lượng vật tư còn lại ở trong kho lưu trữ
SL cần
Mô tả số lượng vật tư cần thiết cho công việc bảo trì, sửa chữa
Đơn giá
Mô tả đơn giá của một vật tư, phụ tùng
Tiền
Mô tả tổng số tiền cần thanh toán cho vật tư, phụ tùng đó ( Công thức: Đơn giá * số lượng cần)
Diễn giải
Mô tả nội dung, ý kiến của người thực hiện công việc bảo trì, sửa chữa về vật tư, phụ tùng đó.
a.Sau khi hoàn tất thiết lập quy trình, thao tác lập phiếu bảo trì định kỳ có thể được tiến hành như sau:
Kết quả, thông tin phiếu bảo trì định kỳ tự động được sinh ra tại chức năng Phiếu bảo trì định kỳ (khu vực ) với đầy đủ các công việc thực hiện như đã lên kế hoạch. Căn cứ theo lịch biểu cùng số lần lặp bao nhiêu, hệ thống sẽ hiển thị bấy nhiêu phiếu như người dùng đã thiết lập
b.Trong trường hợp người dùng muốn tạo mới một phiếu bảo trì định kỳ (Khu vực ), thao tác có thể được thực hiện như sau:
Giao diện chức năng lập phiếu bảo trì định kỳ (Khu vực) sẽ xuất hiện, phân chia thành 4 lớp thông tin.
Lớp thứ 1: Thông tin tổng quan phiếu bảo trì định kỳ (Khu vực)
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Mã chứng từ
Mô tả thông tin của phiếu bảo trì được lập:
Mã: JR + số nguyên
Ngày chứng từ
Ngày: dd/mm/yyyy
Số chứng từ
Số : năm + tháng + số nguyên. VD:23110009
Người lập
Thông tin người lập phiếu bảo trì tự động được sinh ra ( căn cứ vào thông tin người dùng đăng nhập vào hệ thống và thao tác chức năng ) bao gồm:
Tên người dùng
Đơn vị
Đơn vị trực thuộc
Phòng ban
Phòng ban
Bộ phận
Bộ phận
Tài sản- thiết bị
Loại bảo trì định kỳ
Nội dung
Diễn giải thông tin mô tả phiếu bảo trì tài sản- thiết bị
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Stt
Mô tả số thứ tự của công việc thực hiện.
Công việc
Mô tả nội dung công việc thực hiện.
Đạt
Mô tả trạng thái kết quả của công việc trong phiếu bảo trì định kỳ được lập
Không đạt
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Mã vật tư
Mô tả thông tin vật tư cần thiết cho phiếu bảo trì được lập (có thể được cấu hình và lưu trữ tại danh mục Vật tư- phụ tùng ) bao gồm:
Mã vật tư
Tên vật tư
Tên vật tư
Đvt
Đơn vị tính
Tài khoản
Nhập thông tin tài khoản kế toán dùng để hạch toán ( có thể được khai báo và cấu hình tại danh mục kế toán ). Trong đó, yếu tố nợ 1, 2 tương ứng với một điều kiện để hạch toán. Điều kiện đó có thể bao gồm: chi phí, chính sách bảo hành, sổ sách, đơn vị, phòng ban,....
Yếu tố nợ 1
Yếu tố nợ 2
Số lượng tồn
Mô tả số lượng còn tồn ở trong kho của vật tư được chọn (thông tin tự động được sinh ra sau khi người dùng lựa chọn vật tư, phụ tùng theo yêu cầu của phiếu bảo trì )
Số lượng cần
Nhập số lượng cần thiết của vật tư được chọn, phục vụ phiếu bảo trì định kỳ tài sản, thiết bị
Đơn giá
Nhập thông tin giá trị của một vật tư được chọn
Tiền
Mô tả tổng tiền của vật tư được chọn (Công thức: Đơn giá * Số lượng cần )
Diễn giải
Nhập nội dung, lưu ý của vật tư được chọn.
Lớp thứ 4: Hỗ trợ đính kèm tập tin và đường dẫn liên quan.
THÔNG TIN
DIỄN GIẢI
Nhấn chọn biểu tượng để tải lên các tập tin, tài liệu đính kèm liên quan đến phiếu bảo trì định kỳ đang lập. Các định dạng tập tin cho phép bao gồm: .xls; .xlsx; .doc; .docx; .ppt; .pptx; .pdf; .txt; .rtf; .jpg; .png; .gif; .bmp; .mmap
Nhấn vào biểu tượng để đính kèm đường dẫn, nơi lưu trữ các tập tin, chứng từ, tài liệu liên quan đến phiếu bảo trì định kỳ đang được lập.
Lưu ý: Nếu quy trình ban đầu được cấu hình chức năng gửi duyệt, phiếu bảo trì sau khi được bấm Lưu sẽ chỉ được phê duyệt khi người có quyền duyệt bấm Gửi duyệt. Ngược lại, nếu không cấu hình chức năng gửi duyệt, phiếu bảo trì sẽ tự động chạy theo quy trình đã cấu hình và gửi đến người có quyền phê duyệt.
Bước 2: Sau khi hoàn thành việc nhập thông tin phiếu bảo trì định kỳ , bấm Lưu để lưu phiếu bảo trì đã lập.
Nhập số chứng từ, khách hàng, nội dung cần tìm và nháy đúp chuột vào biểu tượng , hệ thống sẽ hiển thị các phiếu bảo trì chứa thông tin liên quan.
- Màu xám là đề nghị chưa được gửi duyệt và chưa được áp dụng quy trình nghiệp vụ
- Màu đỏ là đang trong quá trình xử lý phê duyệt mặc dù bước đó người dùng có quyền duyệt và đã duyệt thì phiếu vẫn màu đỏ do còn đợi người dùng khác có trong quy trình thực hiện phê duyệt
- Màu xanh là đề nghị đã được người dùng cuối trong quy trình phê duyệt hoàn tất quy trình
Khi bấm vào biểu tượng ,
Lưu ý: Cấu hình quy trình kế hoạch bảo trì định kỳ trước khi tạo mới một đề nghị. Tham khảo các bước thực hiện
Bước 1: Truy cập đường dẫn: Trang chủ\ Phiếu bảo trì định kỳ ( Khu vực ). Bấm chọn vào biểu tượng để lập mới phiếu bảo trì định kỳ ( Khu vực)
Diễn tả thông tin về tài sản thiết bị cần được lên phiếu bảo trì, sửa chữa ( Thông tin tài sản, thiết bị có thể được cấu hình trong )
Nháy đúp chuột vào biểu tượng để lựa chọn loại hình bảo trì định kỳ cho tài sản, thiết bị đã chọn ( Thông tin về loại hình bảo trì có thể được cấu hình trong danh mục Loại bảo trì định kỳ )
Lớp thứ 2: Chi tiết công việc thực hiện trong phiếu bảo trì. Nháy đúp chuột vào biểu tượng để thêm mới một công việc trong phiếu bảo trì.
Lớp thứ 3: Chi tiết vật tư cần thiết cho phiếu bảo trì định kỳ.Nháy đúp chuột vào biểu tượng để thêm mới vật tư phục cho phiếu bảo trì được lập.
Sau khi hoàn tất tạo phiếu bảo trì định kỳ tài sản thiết bị, người dùng có thể thực hiện các thao tác như Đánh giá, Cập nhật tình trạng, Duyệt đề nghị, Trả lại đề nghị, Từ chối đề nghị theo như hướng dẫn thực hiện quy trình riêng biệt cho kế hoạch bảo trì định kỳ
